銀行員として、稟議書の作成は日常業務の一つですが、多くの人が戸惑うものです。
稟議書は支出をともなう物品購入やサービス導入など承認者に必要だと伝えるための重要な書類であるため、必要事項を漏れなく書かなければなりません。
しかし、その内容や記入方法は複雑で、書式の指定も厳格であるため、初めての人は特に苦戦することが多いです。
また、稟議書は紙媒体で作成されることが一般的です。そのため、作成した稟議書を次の承認者まで届けるために、書類を持って移動する必要があります。
銀行のように部署が広範囲にわたる場合、稟議書の承認手続きを完了させるまでに時間がかかり、生産性が低下する原因となっています。
そういう私も初めての稟議書作成に戸惑い、多くの時間を消費していました。
特に、必要な書類の整理や承認者の把握、書式の遵守など、手続き上の細かなことに慣れていなかったことが、大きなストレスとなっていました。
そんな中、稟議書の承認依頼を送る際に、手違いが起こってしまいました。
必要書類の一部が抜け落ち、承認者から指摘されてしまったのです。
その結果、申請から承認までの期間が長引き、本来の目的である素早い対応ができず、お客様から不満を受けることとなりました。
私はこの失敗をきっかけに、稟議書作成の重要性と正確性を痛感し、細部にまで気を配るようになりました。
しかし、依然として多くの時間を稟議書作成に割かざるを得ない状況は改善されず、ストレスは続いていました。
銀行での稟議決裁は、承認者の捺印が必要で、そのために承認者が事務所にいる必要があります。
そのため、承認者が不在だと稟議決裁が進まず、承認までに時間がかかってしまうことがあります。
また、稟議書の書式が厳格であり、誤った書式で提出された場合は再度作り直しになることもあります。
これらの問題点は非常にストレスがたまり、プロセスのスピードを落とすことにつながっています。
しかし、AIを活用した稟議決裁システムを導入することで、これらの問題を解決することができます。
AIが稟議書を自動的に承認者に回し、承認プロセスをスピーディーに進めることができます。
また、稟議書の書式が厳格なため、AIが記入漏れや書式のエラーを検知し、自動で修正することができます。
これらの機能により、稟議決裁のプロセスを効率化し、スムーズに進めることができます。
稟議決裁における多くの問題点を解消してくれる「稟議決裁システム」。
体感した具体的なメリットとしては、まず、稟議書の承認依頼が来ていることをAIが承認者に教えてくれる点です。
これにより、承認者が稟議書を見逃してしまうというリスクを軽減することができます。
また、どこまで承認が進んでいるのか画面上で確認ができるため、稟議書がどこで滞っているかを素早く把握することができます。これにより、スムーズな稟議決裁が可能となり、社員たちが抱える多忙な業務環境に配慮したシステムと言えます。
さらに、書類が電子化されているため印刷の手間がなくなり、事務処理の効率化も図れます。
これにより、社員たちは稟議決裁にかける時間を大幅に短縮することができ、業務効率を向上させることができました。
最も大きなメリットは、稟議書の確認・承認に掛けていた時間を、お客様への対応に専念できるようになったことです。
これにより、顧客満足度の向上にも繋がり、企業の競争力を高めることができました。
AI技術を活用することで、稟議決裁が抱える様々な課題を解決し、生産性の向上につながることが分かりました。
稟議書の問題は「AI稟議決裁システム」が解決しました。
しかし、書類の作成でまだ時間が掛かると上司に相談したところ、「ChatGPT」を使うと良いと教えてくれました。
早速利用してみたところ、書類の内容や書式に誤りがあると指摘してくれるため、ミスが減りました。
また、稟議書を紙で持ち運ぶ必要がなくなったため、承認者への提出もスムーズに行えるようになりました。
時間の短縮により、より多くの業務に集中でき、生産性が向上したと実感しています。
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稟議決裁システムを使うようになってから業務が劇的に変わりました。
以前は、稟議書を印刷し、書類を持って移動しなければなりませんでした。
承認者によっては、書類を見落としてしまうこともあり、処理に時間がかかっていました。
しかし、稟議決裁システムを導入したことで、これらの問題が解決しました。
まず、稟議書の承認依頼が来ていることをAIが承認者に伝えてくれるため、見落とされることがなくなりました。
また、どこまで承認が進んでいるか画面上で確認ができるため、滞っている箇所を素早く把握することができます。
これにより、スムーズな稟議決裁が可能となり、社員たちが抱える多忙な業務を解決してくれるシステムと言えます。
最も大きなメリットは、稟議書の確認・承認にかかる時間を、お客様への対応に専念できるようになったことです。
稟議決裁システムを導入したことで、社員たちが抱える業務量が減り、お客様との対話に専念できるようになりました。
この結果、お客様からの信頼度も向上し、顧客満足度の向上にも繋がりました。
今後も「稟議決裁システム」を使い、業務効率化を行っていきます。
AIさくらさん（澁谷さくら）
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