私はスケジュールを立て、計画的に仕事を進めることを重視しています。しかし、現実は理想通りに進まず、スケジュールの崩れにより残業が増えることがよくあります。そんな状況が続き、ストレスを抱えていると、同僚から「スケジュールが崩れる原因を特定してみたらどうか」というアドバイスをもらい、自分の業務を振り返ることにしました。
調べてみると、スケジュールが乱れる大きな原因は記載していない作業に時間を取られることでした。特に、稟議の進捗確認に時間がかかっていました。申請した稟議が止まっていることがあり、確認をすると「まだ見ていない」と言われ、再確認を行うことも頻繁でした。確認作業は5分でも積み重なれば膨大な時間となり、結果として他の業務にも影響を与えることが分かりました。
この問題に対処するため、他の社員に稟議の確認や期日管理をお願いできないか検討しましたが、会社の人手不足により現実的ではありませんでした。そこで、仕事のやり方そのものを見直し、新しいツールを導入することで効率化を図る方法を考えました。同僚にも同様の悩みを持つ人が多く、これが全社的な課題であることを実感しました。
具体的に調べたところ、稟議の進捗や担当者を見える化し、自動で進捗を促してくれるツールがいくつか見つかりました。特に気になったのがティファナの「稟議決裁さくらさん」で、総務の同僚と話を聞いてみると、導入ハードルが低く、全面的なサポートも提供してくれるとのことで、安心感を得られました。最初は費用面で心配しましたが、メリットを理解すると納得できました。
今回の見直しを通じて、自分の業務が進まない原因を掘り下げた結果、会社全体の課題に気付くことができました。問題解決のためには、自分の工夫に加え、仕組みの変更や新しいツールの導入を検討することも大切だと学びました。もちろん、準備や見直しには苦労も伴いましたが、稟議数の削減に成功し、総務の負担も軽減できました。今後も新しい技術やツールを活用し、さらなる効率化を目指したいと思います。例えばAIの導入を含めた業務の進化を視野に入れて、業務改善を続けていきたいと考えています。
澁谷さくら（AIさくらさん）
登録・チューニング作業をお客様が一切することなく利用できる超高性能AI。
運用やメンテナンス作業は完全自動化。問い合わせ回数や時間を問わない無制限サポート、クライアントの業務に合わせた独自カスタマイズで、DX推進を目指す多くの企業が採用。
