稟議決裁とは、会社で新しいプロジェクトを始める際や大きな契約を結ぶ場合などに、上長に承認を得るための手続きのことです。今までは紙による稟議決裁が一般的でしたが、最近では電子化された稟議決裁が普及しています。本記事では、電子化された稟議決裁のメリットについて解説します。
稟議決裁を受ける側としては、上長の承認を得るために紙による書類を渡し、その後、上長に確認してもらい、最終的に返却されるまでに時間がかかることがあります。しかし、電子化された稟議決裁では、オンライン上で上長に対して直接書類を送信することができるため、稟議決裁の手続きが格段に簡単になります。
具体的には、電子化された稟議決裁では、稟議書をオンラインで作成し、上長に対して電子メールや専用のシステムを介して送信することができます。上長は、スマートフォンやパソコンなどから、いつでもどこでもオンライン上で稟議書を確認し、承認することができます。そのため、稟議書の送受信や承認までの時間が大幅に短縮されます。
また、稟議書の承認状況もオンライン上で確認できるため、上長が稟議書を確認するのを忘れてしまう、書類を紛失してしまうといった問題も解決されます。さらに、上長の承認が完了すると、自動的に次の担当者に稟議書が送信されるため、書類を受け渡す手間も省けます。
このように、電子化された稟議決裁は、稟議書の送受信や承認の手続きが簡単になるため、時間を大幅に短縮することができます。
また、稟議書の承認状況がオンライン上で確認できるため、作業の進捗管理も容易に行うことが出来ます。
稟議決裁を紙で行う場合、書類の印刷やコピー、封筒や宅配便の送料、書類の保管など、さまざまなコストが必要になります。しかし、電子化された稟議決裁では、これらのコストを大幅に削減することができます。
まず、電子化された稟議決裁では、書類を印刷する必要がありません。稟議書はすべてオンラインで作成・管理され、上長には電子メールや専用のシステムを介して送信されるため、印刷コストやコピー代が不要になります。また、封筒や宅配便の送料も必要ありません。
さらに、電子化された稟議決裁では、書類の保管・管理コストも大幅に削減できます。紙での稟議決裁では、書類の受け渡しや保管に時間と場所が必要になり、また、保管場所によっては保管期間が限られるため、長期間保管する場合は別途コストが必要になります。しかし、電子化された稟議決裁では、書類はすべてオンライン上で管理されるため、保管場所や期間に関する制限がなく、保管・管理コストを大幅に削減できます。
さらに、電子化された稟議決裁は、書類の送受信に関する手間も省けます。書類の送信や受け渡しには、従業員の時間や交通費が必要になる場合がありますが、電子化された稟議決裁では、書類の送信がオンライン上で完結するため、これらのコストも削減できます。
このように、電子化された稟議決裁は、書類の印刷やコピー、封筒や宅配便の送料、書類の保管・管理コスト、書類の送受信に関する手間など、多くのコストを削減することができます。これにより、企業の経費節減に大きく貢献することができます。
稟議決裁を電子化することによるメリットの一つに、記録の容易化があります。稟議決裁には、承認の履歴やコメントなどの記録が必要であり、これまでは紙で管理されていました。しかし、電子化により、これらの記録が容易になります。
まず、電子化された稟議決裁では、承認の履歴が自動的に残るため、記録の漏れやミスが起こりにくくなります。また、承認者が書類を確認し、コメントを残すことができるため、決裁のプロセスが透明化され、後で履歴を確認する際にも役立ちます。
さらに、電子化された稟議決裁では、記録の検索や管理が容易になります。紙で管理していた場合、必要な記録を探すために時間を費やす必要がありましたが、電子化により、キーワード検索やフィルタリングなどで必要な記録を簡単に見つけることができます。また、必要なときにいつでもアクセスできるため、取り出したい記録をすぐに取り出すことができます。
電子化された稟議決裁は、データの保管期間が長くなります。紙で管理していた場合、保管期間が限られており、期間が過ぎたら廃棄する必要がありましたが、電子化された場合は保管場所や期間に関する制限がなく、長期間記録を保管することができます。
このように、電子化された稟議決裁には、承認の履歴やコメントなどの記録が自動的に残り、記録の漏れやミスが起こりにくくなるとともに、記録の検索や管理が容易になり、長期間の保管も可能になります。これにより、稟議決裁のプロセスを効率化し、適切な記録の管理が可能になります。
以上、電子化された稟議決裁のメリットについて解説しました。紙による稟議決裁に比べて、時間やコストの削減が期待できるとともに、記録の管理も容易になります。今後、ますます多くの企業が電子化された稟議決裁を導入することが予想されます。さらに、ChatGPTをはじめとするAIを導入することも業務効率の手段として検討され、情報の効率的な収集や処理が可能となります。稟議だけではなく、他の業務の業務効率を上げることもできるので、どのサービスを使うかが鍵になります。
企業・官公庁・自治体など組織全体での効率化やコスト削減をして、注力すべき業務に取り組めるようにしていきましょう。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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