稟議決裁（りんぎけっさい）とは、企業や組織内で重要な決定を行う際に、関係者の承認を得るためのプロセスのことを指します。特に日本企業において、多くの部署や上層部を通じて合意を形成する際に使われる手法です。
稟議決裁のプロセスは、主に以下のような流れで進みます。
▼申請者が稟議書を作成
新しい設備導入、経費支出、契約の締結などの案件を申請者（担当者）が文書にまとめます。
具体的な目的、予算、リスク、期待される効果などを明記します。
▼関係部署の承認を取得
申請内容が適切であるか、関係する部門がチェックを行います。
例えば、財務部門が予算の妥当性を審査し、法務部門が契約内容の確認を行うことがあります。
▼上長・役員の決裁
最終的に管理職や役員レベルの決裁者が承認を行い、正式な決定がなされます。
大規模な投資や経営方針に関わる決裁は、取締役会などの更に上位の承認が必要になる場合もあります。
▼決裁後の実行
承認が下りたら、申請内容に基づいてプロジェクトや取引が進行します。
実施後には、進捗管理や結果の報告が求められる場合があります。
稟議決裁を受ける側としては、上長の承認を得るために紙による書類を渡し、その後、上長に確認してもらい、最終的に返却されるまでに時間がかかることがあります。しかし、電子化された稟議決裁では、オンライン上で上長に対して直接書類を送信することができるため、稟議決裁の手続きが格段に簡単になります。
具体的には、電子化された稟議決裁では、稟議書をオンラインで作成し、上長に対して電子メールや専用のシステムを介して送信することができます。上長は、スマートフォンやパソコンなどから、いつでもどこでもオンライン上で稟議書を確認し、承認することができます。そのため、稟議書の送受信や承認までの時間が大幅に短縮されます。
また、稟議書の承認状況もオンライン上で確認できるため、上長が稟議書を確認するのを忘れてしまう、書類を紛失してしまうといった問題も解決されます。さらに、上長の承認が完了すると、自動的に次の担当者に稟議書が送信されるため、書類を受け渡す手間も省けます。
このように、電子化された稟議決裁は、稟議書の送受信や承認の手続きが簡単になるため、時間を大幅に短縮することができます。
また、稟議書の承認状況がオンライン上で確認できるため、作業の進捗管理も容易に行うことが出来ます。
企業の意思決定プロセスに欠かせない稟議決裁。従来の紙ベースの運用では、多くのコストが発生し、時間もかかってしまいます。しかし、電子化によってこれらのコストを削減し、業務の効率化を図ることができます。ここでは、電子化された稟議決裁の具体的なコスト削減ポイントについて詳しく解説します。
紙ベースの稟議決裁では…
・稟議書の印刷・コピーが必要になり、用紙代・インク代が発生する。
・修正があると再印刷が必要になり、無駄なコストがかかる。
・承認者ごとに複数部印刷するため、コピー機の使用頻度も高まり、メンテナンス費用も増える。
電子化された稟議決裁では…
✅ 完全ペーパーレス化により、印刷・コピーコストが不要になる。
✅ 修正がオンラインで可能になり、書類の作り直しによるコスト増を防げる。
✅ 環境負荷の低減にも貢献できる。
紙ベースの稟議決裁では…
・稟議書を各拠点や部署へ送るために、封筒・切手・宅配便代がかかる。
・海外拠点とのやり取りでは、国際郵送やFAX送信のコストも発生する。
・承認者が不在の場合、書類が滞り、再送・追送が必要になることも。
電子化された稟議決裁では…
✅ 稟議書の送付はシステム上で完結し、郵送・配送コストが不要に！
✅ 承認者が不在でも、リモート承認が可能になり、意思決定のスピードが向上。
✅ 海外拠点ともオンラインで即時共有できるため、国際通信費も削減できる。
紙ベースの稟議決裁では…
・稟議書をファイルで保管するため、オフィスのスペースが必要。
・一定期間が過ぎた書類は倉庫に移動し、保管費が発生する。
・書類の紛失や破損のリスクがあり、探し出すのに手間がかかる。
電子化された稟議決裁では…
✅ クラウド管理により、保管スペースが不要になり、オフィスの有効活用が可能。
✅ 必要な書類を検索機能で即座に見つけられ、探す手間や時間の削減につながる。
✅ データのバックアップが取れるため、紛失・破損のリスクがなくなる。
紙ベースの稟議決裁では…
・稟議書を作成・印刷・回覧・送付・保管するために、多くの人手が必要。
・申請者は書類の承認状況を逐一確認し、上長や関係者に催促する手間がかかる。
・承認プロセスが滞ることで、業務の遅延につながることも。
電子化された稟議決裁では…
✅ システム上で申請・承認が完了するため、手作業の負担が激減！
✅ ステータスがリアルタイムで可視化され、催促の手間が不要に。
✅ ワークフローの自動化で、承認遅延の防止にもつながる。
紙ベースの稟議決裁では…
・稟議書が各承認者に届くまでに時間がかかる。
・承認フローが複雑だと、決裁までに数日〜数週間かかることも。
・これにより、新しい設備導入やプロジェクト開始が遅れ、ビジネスチャンスを逃すリスクがある。
電子化された稟議決裁では…
✅ 承認フローが自動化され、決裁スピードが数日→数時間に短縮！
✅ モバイル承認が可能になり、出張中やリモートワーク中でもスムーズに処理できる。
✅ 意思決定の迅速化により、業務の遅延を防ぎ、利益を最大化できる。
紙ベースの稟議決裁では…
・稟議書の紛失や改ざんリスクがある。
・保管場所によっては、盗難・火災・災害の影響を受ける可能性がある。
・不正申請があった場合、追跡が困難。
電子化された稟議決裁では…
✅ アクセス権限管理により、承認者や申請者以外の閲覧を制限可能。
✅ 電子署名やログ管理によって、不正や改ざんの防止ができる。
✅ データはクラウドやサーバーに保存されるため、災害時のリスクも低減できる。
稟議決裁を電子化することによるメリットの一つに、記録の容易化があります。稟議決裁には、承認の履歴やコメントなどの記録が必要であり、これまでは紙で管理されていました。しかし、電子化により、これらの記録が容易になります。
まず、電子化された稟議決裁では、承認の履歴が自動的に残るため、記録の漏れやミスが起こりにくくなります。また、承認者が書類を確認し、コメントを残すことができるため、決裁のプロセスが透明化され、後で履歴を確認する際にも役立ちます。
さらに、電子化された稟議決裁では、記録の検索や管理が容易になります。紙で管理していた場合、必要な記録を探すために時間を費やす必要がありましたが、電子化により、キーワード検索やフィルタリングなどで必要な記録を簡単に見つけることができます。また、必要なときにいつでもアクセスできるため、取り出したい記録をすぐに取り出すことができます。
電子化された稟議決裁は、データの保管期間が長くなります。紙で管理していた場合、保管期間が限られており、期間が過ぎたら廃棄する必要がありましたが、電子化された場合は保管場所や期間に関する制限がなく、長期間記録を保管することができます。
このように、電子化された稟議決裁には、承認の履歴やコメントなどの記録が自動的に残り、記録の漏れやミスが起こりにくくなるとともに、記録の検索や管理が容易になり、長期間の保管も可能になります。これにより、稟議決裁のプロセスを効率化し、適切な記録の管理が可能になります。
以上、電子化された稟議決裁のメリットについて解説しました。紙による稟議決裁に比べて、時間やコストの削減が期待できるとともに、記録の管理も容易になります。今後、ますます多くの企業が電子化された稟議決裁を導入することが予想されます。さらに、ChatGPTをはじめとするAIを導入することも業務効率の手段として検討され、情報の効率的な収集や処理が可能となります。稟議だけではなく、他の業務の業務効率を上げることもできるので、どのサービスを使うかが鍵になります。
企業・官公庁・自治体など組織全体での効率化やコスト削減をして、注力すべき業務に取り組めるようにしていきましょう。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
