ワークフローとは、ある仕事をやる時に、どの手順で進めるかを決めたルールブックのようなものです。
例えば、お菓子を作るときに、どの順番で材料を使うのか、どの工程で焼くのか、どの調理器具を使うかといった手順を決めることがワークフローにあたります。
ワークフローシステムは、このルールブックを自動で管理するシステムです。
仕事の手順を正しく守りながら、効率的に仕事を進めることができます。
具体的にはワークフローシステムを使うことで、仕事の手順を視覚的に分かりやすく示したり、自動化したりすることです。仕事をよりスムーズに進めることができますね。
また、手順の進捗状況を把握しやすくなるため、仕事の管理がしやすくなります。
そして、手順に従って仕事を進めるため、ミスが少なく、仕事の品質も向上します。
ワークフローシステムは、企業や組織での業務プロセスをスムーズに進めるための重要なツールの1つになると言えます。
ワークフローシステム、と言っても用途や目的によって変わってきます。
例えば、プロセス中心のワークフローシステム。
ビジネスプロセスの自動化に焦点を当てたワークフローシステムで、タスクを自動的に割り当て、進捗を追跡し、タスクの完了を管理します。
ただ、プロセス中心のワークフローシステムと言っても自社のどこの部分でワークフローシステムを使いたいかというのでも基準が変わります。
同じプロセス中心のワークフローシステムを使うと言っても、プロジェクトの進行管理をワークフローシステムでやるのと稟議(申請から決裁まで)をワークフローシステムで行うこと、使う機能や必要な内容が違うのはイメージがつきますよね。
ワークフローシステムを選ぶ際には、自社の業務プロセスに最も適したシステムを選ぶことが重要です。
まずは、社内の業務プロセスを整理し、自社が一番解決したい課題を明確にすることが大切になります。
例えば、書類の管理に課題がある場合は、書類の電子化や承認フローの自動化が必要です。また、社員の在宅勤務が増えている場合は、マルチデバイスにも対応しているワークフローシステムが適している場合があります。
次に、ワークフローシステムの機能面やカスタマイズ性など、自社のニーズに合わせたシステムを選ぶことが重要です。
ワークフローシステムには、単純な承認フローから複雑なワークフローまで、様々な機能があります。
また、システムのカスタマイズ性も異なるため、柔軟性があるシステムなのかを確認したり、逆にオーバースペックになっていないかを確認することがポイントです。
ワークフローシステムの選び方について、自社の課題を明確にすることの重要性、システムの機能面やカスタマイズ性などを解説しました。
ワークフローシステムの導入は、業務プロセスの効率化やヒューマンエラーの削減につながり、組織全体の生産性向上につながります。
しかし、適切なシステムを選択しないと、逆に業務効率が低下する可能性があるため、しっかりと調査して導入することをおススメします。
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