卸売業は、製造業や販売業から大量の商品を仕入れ、小売業などに販売するという特性があります。この業界の特徴として、取引する商品の種類や数量が膨大で、新規商品を仕入れる機会も多いことが挙げられます。こうした特性により、稟議の件数は多くなりがちで、管理の煩雑さが課題となっていました。私は稟議管理を担当する立場にあり、日々その業務に向き合っていますが、特に紙ベースの稟議管理に大きな問題を感じていました。
現在の稟議は紙に手書きで作成される形式が主流であり、このやり方には多くの手間がかかります。卸売業の性質上、大量の商品を取り扱うため、1つのミスが大きな損失につながる可能性があるため、記入箇所は多岐にわたり、手順も複雑化しがちです。加えて、期日が迫る中で稟議が回されることが多く、承認や決裁が間に合わず、ビジネスチャンスを逃すこともありました。
さらに、紙の稟議書を保存し管理することにも大きな課題があります。稟議書が増えるに連れて管理が煩雑になるだけでなく、紛失や破損のリスクもつきまといます。ジャンルごとに分類しようと試みても、数や種類が多すぎて整理が進まない現実がありました。加えて、手書きのミスが頻発することから差し戻しも多く、結果として承認プロセスが遅れ、業務の進行を阻害する要因となっていたのです。このような課題を解決するために、より効率的な稟議運用の方法を模索していました。その一つの解決策として、稟議専用のシステムを導入することを考えるようになりました。
そんな中で、私たちの会社では稟議の電子化を進めることが決定されました。DX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として、稟議専用のシステムが導入されることになり、私も大いに期待しました。しかし急な導入であったため、移行中は様々な不安も抱えていました。システムが新たなルールを生む可能性や、稟議プロセスが社員によって勝手に操作されるリスクを考え、導入担当者に繰り返し確認を行いました。私は管理者として、電子化による変更点や保持したいポイントを打ち合わせで説明し、よりよい形で運用が進むよう尽力しました。
実際に稟議の電子化がスタートすると、驚くほどの利便性を実感しました。システムによって稟議の手順が自動化され、データベース化されることで、手間やミスが大幅に削減されました。また、稟議の承認ルールも明確に設定され、安心して運用できる環境が整いました。社員からの問い合わせ対応は一部残りましたが、システム内に導入されたAIアシスタントが稟議の使い方を案内してくれるおかげで、問題を最小限に抑えることができました。導入初期段階ではAIアシスタントの利用方法を周知する必要がありましたが、時間をかけて教育を進めた結果、大きな成果を生み出すことができました。
稟議の電子化により、私たちの業務は飛躍的に効率化されました。これまでは稟議処理に追われていた時間を、他の重要な業務に充てることができるようになり、商品検討会をより深く行うことも可能になりました。稟議決裁システムがワークフローを円滑に進める重要なツールとなった今、会社全体の業務効率が大きく向上したことを実感しています。これからも稟議以外の業務の電子化を進め、新たなビジネスの展開を目指していきたいと考えています。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
