遺失物管理システムの落とし穴！ 失敗しないための3つのポイント

遺失物管理をスムーズにする3つの秘訣

遺失物管理システム導入で失敗しないためには、まずは遺失物管理の効率化に必要なことを把握することが大切です。
遺失物管理の効率化に必要なことは、大きく分けて以下の3つです。

遺失物管理プロセスの標準化

遺失物管理プロセスとは、遺失物が発見されてから処分されるまでの一連の流れのことです。
遺失物管理プロセスには、以下のようなステップがあります。

・遺失物の発見と登録
・遺失物の保管と管理
・遺失物の検索と確認 

遺失物の受け取りと返却

遺失物の処分と報告 遺失物管理プロセスを効率化するためには、これらのステップを標準化することが必要です。
標準化とは、遺失物管理プロセスにおける各ステップの目的や内容、手順や責任者、期限や方法などを明確に定めることです。
標準化することで、以下のようなメリットがあります。

・遺失物管理プロセスの進捗や状況を把握しやすくなる 
・遺失物管理プロセスにおけるミスや漏れを防ぐことができる 
・遺失物管理プロセスにおける無駄やムダを削減することができる 

遺失物管理ルールの明確化

遺失物管理ルールとは、遺失物管理プロセスにおいて従うべき法令や規則、方針や基準などのことです。
遺失物管理ルールには、以下のようなものがあります。 

・遺失物法や消費者契約法などの法律 
・商業施設内で定められた遺失物管理に関する規定やマニュアル 
・商業施設内で共有された遺失物管理に関するポリシーやガイドライン 

遺失物管理ルールを明確化することで、以下のようなメリットがあります。 

・遺失物管理プロセスにおいて法令や規則に違反しないようにすることができる 
・遺失物管理プロセスにおいて施設占有者や施設従業員の役割や責任を明確にすることができる 
・遺失物管理プロセスにおいて施設占有者や施設従業員の意思疎通や協力を促進することができる

遺失物管理データの活用 

遺失物管理データとは、遺失物管理プロセスにおいて収集される遺失物の情報や履歴などのデータのことです。 
遺失物管理データには、以下のようなものがあります。 

・遺失物の種類や状態、保管場所などの属性情報 
・遺失物の発見日時や引き取り日時などの履歴情報 
・遺失物の所有者や引き取り人などの関係者情報 

遺失物管理データを活用することで、以下のようなメリットがあります。

・遺失物の検索や確認を迅速かつ正確に行うことができる
・遺失物の保管期間や処分方法を適切に管理することができる

遺失物の傾向や分析を行い、遺失物管理プロセスの改善に役立てることができる などです。
以上のように、遺失物管理の効率化に必要なことは、遺失物管理プロセスの標準化、遺失物管理ルールの明確化、遺失物管理データの活用です。 これらのことを把握しておくことで、遺失物管理システム導入の目的や方向性を明確にすることができます。

導入前にチェック！ 遺失物管理システムで失敗する3つの理由

遺失物管理システム導入で失敗しないためには、次に、遺失物管理システム導入でよくある失敗を知ることが大切です。
 遺失物管理システム導入でよくある失敗は、大きく分けて以下の3つです。

適切なニーズ分析をしない

適切なニーズ分析とは、遺失物管理システム導入において、自分たちの商業施設の現状や課題、目標や要望などを明確にすることです。
適切なニーズ分析をしないと、以下のような問題が起こります。

・自分たちに必要な機能や性能を持ったシステムを選べない
・自分たちに合わないコストや期間でシステムを導入することになる
・自分たちに満足できる効果や成果を得られない

適切なシステム比較・検討をしない

適切なシステム比較・検討とは、遺失物管理システム導入において、市場に出回っている複数のシステムを自分たちのニーズに基づいて比較し、最適なものを選ぶことです。 
適切なシステム比較・検討をしないと、以下のような問題が起こります。

・自分たちに不要な機能や性能を持ったシステムを導入してしまう
・自分たちに必要なサポートや保守を提供してくれないシステムを導入してしまう
・自分たちに信頼できる実績や評判を持たないシステムを導入してしまう

適切なシステム設定・運用をしない

適切なシステム設定・運用とは、遺失物管理システム導入後において、自分たちの商業施設の環境やルールに合わせてシステムをカスタマイズしたり、施設占有者や施設従業員が使いやすくするために必要な操作や手順を学んだり、システムの状態や問題を監視したり、システムの改善や更新を行ったりすることです。
適切なシステム設定・運用をしないと、以下のような問題が起こります。

・システムが正常に動作しないことがある
・システムが遺失物管理プロセスやルールに沿わないことがある
・システムが遺失物管理データを正確に記録や活用しないことがある

以上のように、遺失物管理システム導入でよくある失敗は、適切なニーズ分析をしない、適切なシステム比較・検討をしない、適切なシステム設定・運用をしないことです。
 これらの失敗を回避するためには、どうすればよいでしょうか？ 
次の章では、システム選定のために必要なことを紹介します。

後悔しない！ 遺失物管理システムの選び方

遺失物管理システム導入で失敗しないためには、最後に、システム選定のために必要なことを知ることが大切です。 
システム選定のために必要なことは、大きく分けて以下の3つです。

ニーズ分析の実施

ニーズ分析の実施とは、自分たちの商業施設の現状や課題、目標や要望などを明確にすることです。 ニーズ分析を実施することで、以下のようなメリットがあります。

・自分たちに必要な機能や性能を持ったシステムを見つけやすくなる
・自分たちに合ったコストや期間でシステムを導入できるようになる
・自分たちに満足できる効果や成果を得られるようになる

 ニーズ分析を実施する方法は、以下のようなものがあります。

・遺失物管理プロセスやルールの整理や可視化
・遺失物管理データの収集や分析
・遺失物管理システム導入の目的や効果の設定や評価
・遺失物管理システム導入に関わる関係者の意見や要望の聞き取りや調査 

システム比較・検討の実施

システム比較・検討の実施とは、市場に出回っている複数のシステムを自分たちのニーズに基づいて比較し、最適なものを選ぶことです。
 システム比較・検討を実施することで、以下のようなメリットがあります。

・自分たちに不要な機能や性能を持ったシステムを排除できる
・自分たちに必要なサポートや保守を提供してくれるシステムを確認できる
・自分たちに信頼できる実績や評判を持つシステムを把握できる

システム比較・検討を実施する方法は、以下のようなものがあります。

・システム提供者からの資料や見積もりの入手や確認
・システム提供者との打ち合わせやデモンストレーションの実施や参加
・システム提供者の実績や評判の調査や確認
・システムの機能や性能、コストや期間などの比較表の作成や分析

システム設定・運用の準備

システム設定・運用の準備とは、システム導入後において、自分たちの商業施設の環境やルールに合わせてシステムをカスタマイズしたり、施設占有者や施設従業員が使いやすくするために必要な操作や手順を学んだり、システムの状態や問題を監視したり、システムの改善や更新を行ったりすることです。 
システム設定・運用の準備をすることで、以下のようなメリットがあります。

・システムが正常に動作するようになる
・システムが遺失物管理プロセスやルールに沿うようになる
・システムが遺失物管理データを正確に記録や活用するようになる

システム設定・運用の準備をする方法は、以下のようなものがあります。

・システム提供者からの導入支援や教育サービスの利用や受講
・システム提供者からのマニュアルやガイドラインの入手や確認
・システム提供者との連絡体制や報告体制の確立や維持
・システムの機能や性能、コストや期間などの評価やフィードバック

以上のように、システム選定のために必要なことは、ニーズ分析の実施、システム比較・検討の実施、システム設定・運用の準備です。 
これらのことを行うことで、自分たちに最適な遺失物管理システムを見つけることができます。

運用にあったシステムを使って遺失物管理を効率化しよう

遺失物管理システムは、商業施設の施設占有者や施設従業員にとって、有効なツールです。
しかし、そのツールを使いこなすためには、適切な知識や技術が必要なのです。 

このコラムでは、その知識や技術を紹介しましたが、これだけでは十分ではありません。 実際にシステムを導入してみて、自分たちの商業施設に合わせて調整したり、改善したりすることが大切です。 
そうすることで、運用にあったシステムを使って遺失物管理を効率化しようという目標に近づくことができます。