遺失物管理業務においては、管理者側が遺失物の受け取り・保管・引き渡しの業務を担当しますが、現場では様々な問題が生じています。
まず、受け取った遺失物を保管する場所が限られていることが課題です。保管場所が限られているため、保管期間を過ぎたものは処分されることがあり、利用者からのクレームが発生することがあります。
また、引き渡しの際には利用者が証明書類を提示する必要があるため、その手続きが面倒であることも問題です。利用者が証明書類を忘れた場合には、引き渡しに時間がかかり、待ち時間や手続きの面倒さが利用者にストレスを与えることになります
さらに、管理者が受け取った遺失物を記録する際には、手書きで行う場合が多いため、書き漏れや記録の不備が生じることがあります。これらの問題は、遺失物管理業務の改善が必要であることを示しています。
また、問い合わせ時に遺失物を探す手間がかかり、通常の業務ができなくなるのではと不安に感じる人も少なくありません。
そういった問題を解決するために、「遺失物管理システム」が注目されています。
遺失物管理システムは、施設に届けられた遺失物を一括管理するクラウドサービスです。
シンプルな画面で遺失物を簡単に登録でき、拾得者の情報や届出日時、物件の分類や特徴を簡単に入力することができます。
また、画像の添付やAIによる画像認識により、関連度の高い単語を表示し、登録作業を支援します。フリーワードで検索し、画像付きで結果を表示することも可能です。
登録作業が非常にシンプルであるため、施設内のスタッフや利用者でも簡単に登録できます。登録する情報も必要最低限のものだけで済みます。例えば、遺失物の場合は、忘れた場所や忘れた日時、遺失物の種類、色、形状、特徴などを記入するだけで登録が完了します。このように、シンプルな操作での登録は、遺失物管理業務の負担を軽減することにつながります。
遺失物管理システムは、パソコンのみならず、タブレットやスマートフォンなど、様々なデバイスで利用することが可能です。役割に応じたユーザー設定が可能であり、「問合せ窓口」や「管理者」など、適切な権限を設定することができます。
さらに、システムの操作はもちろん、遺失物に関わる業務で問題が発生した場合でもスタッフがサポートいたします。
遺失物管理システムは、登録された遺失物や忘れ物の情報を一元管理することで、いつでもレポートを出せます。
例えば、どのような物がよく落ちているのか、どの時期に落ちやすいのかなど、傾向を把握しやすくなります。このように、システム上でデータを分析し、適切な対策を講じることで、今後の遺失物管理業務の改善にもつながります。
例えば、交通機関では下記のような使い方ができます。
乗客が物を紛失した場合、駅員や運転士に届け出ます。運転士や駅員は「遺失物管理システム」にアクセスし、物件の特徴や届出日時などを入力して登録します。
乗客が物を紛失したときに、同じ物が「遺失物管理システム」に登録されているかどうかを調べることができます。運転士や駅員が「遺失物管理システム」で検索し、該当する物件があれば、乗客に連絡して届け出ます。
「遺失物管理システム」では、登録された物件を管理することができます。届け出のあった物件の管理や、警察への提出など、適切な処理を行います。また、物件の保管場所や状況などもデジタル上で管理し、迅速かつ適切な対応を行います。
遺失物管理システムは、今後ますます重要性が高まることが予想されます。
特に、交通機関や商業施設、宿泊施設、医療機関、教育機関など、多くの施設での導入が期待されます。さらに、IoT技術やAI技術の進化により、遺失物の認識精度やシステムの利便性が向上することが予想されます。
また、遺失物管理システムは、災害時や緊急事態にも活用されることが期待されます。避難所での遺失物管理や、救助活動時の遺失物の追跡、被災者の身元確認など、災害時における遺失物の管理にも役立つことができます。
遺失物管理は、管理者だけでなく利用者にとっても重要な問題です。
株式会社ティファナ・ドットコムで提供している「落し物管理さくらさん」は、落し物をデジタルで管理できるほか、簡単な操作で情報登録や検索を行うことができます。
短時間で導入ができることやサポート体制が万全になっているので、初めて「落し物管理システム」を行う方にも使いやすいサービスになっています。
詳しい内容を知りたい方はこちらまでご相談ください。
1. 遺失物管理システム「MONODOKO」
遺失物の登録や検索機能はもちろん、警察への届出業務までしっかりサポートするシステムです。シンプルな操作ながら、確実な運用を実現します。
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2. NEC 遺失物管理ソリューション
クラウド型のシステムで、初期投資を抑えて導入できます。データ管理やメンテナンスの不安を軽減し、業務標準化・効率化に貢献します。
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3. 落とし物管理さくらさん
人に代わって落とし物問合せ対応するAIです。遺失物管理（落とし物・忘れ物の管理）を簡単にできるシステムで、特許出願中です。駅や公共施設、商業施設などの落とし物の管理やお問い合わせ対応など、手間と時間がかかるところをすべてAIが管理・運用します
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