企業の成長には「適材適所の採用」が不可欠ですが、採用活動は時間やコストがかかるだけでなく、応募者の管理や選考の進捗なども複雑になります。そこで、人事担当者にとって必須のツールとなっているのが「採用管理システム」です。
採用管理システムとは、求人から応募者の管理、選考・内定の管理を一括で行うシステムのことで、英語ではATS（Applicant Tracking System）と呼ばれます。採用管理システムを導入することで、採用活動を効率化し、採用コストの削減や採用結果の改善など、様々なメリットが得られます。
本記事では、人事担当者が知っておくべき採用管理システムの基礎知識やおすすめのシステム、選び方について紹介します。自社に合った採用管理システムを選んで、戦略的な採用を実現しましょう。
採用管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型はインターネット経由で利用できるタイプで、導入や運用に必要なコストが低く、セキュリティ面でも安心です。オンプレミス型は自社サーバーにインストールするタイプで、データの保持やセキュリティに対する要件が高い企業に向いています。
また、採用管理システムには以下のような機能があります。
自社の求人ページを簡単に作成し、各種SNSや求人サイトへ一括で投稿できます。
応募者情報の一元管理機能：応募者情報をデータベース化し、検索・集計・分析ができます。また、応募者とのコミュニケーション機能も充実しており、メールやLINEなどでやり取りしたり、面接日程の調整をしたりできます。
応募者の選考状況や進捗をリアルタイムで把握できます。また、面接評価や内定通知などもシステム上で行えます。
採用活動に関するデータを分析し、レポート化できます。例えば、媒体別の応募数やコストパフォーマンス、離職率などを確認できます。
採用管理システムを導入することで得られるメリットは以下の通りです。
採用活動にかかる時間や手間を自動化し、人件費や広告費などを削減できます。
応募者の情報や選考状況を一元管理し、選考フローの最適化やスピードアップができます。
応募者の情報を分析し、求める人材像にマッチする人材を見つけやすくなります。また、応募者とのスムーズなコミュニケーションで採用率や入社率を高めることができます。
採用管理システムを選ぶ際には、以下のポイントに注意しましょう。
新卒・中途・アルバイトなど、自社でどのような採用形態にシステムを活用したいか、またどのような目的でシステムを導入したいかを明確にしておきましょう。それに応じて、必要な機能や連携できる媒体などを確認しましょう。
採用管理システムはパソコンスキルに関係なく誰でも操作できることが望ましいです。導入前にデモや無料トライアルを利用して操作感を確かめることが大切です。また、応募者側から見ても、アクセスしやすく見やすいページであることが重要です。
採用管理システムは応募者の個人情報を扱うため、システムのセキュリティ対策は必ず確認しましょう。特にクラウド型の場合は、ベンダーにセキュリティを依存することになるため注意が必要です。また、IDやパスワード管理や管理者の権限制限など、社内の管理におけるセキュリティも重視しましょう。
採用管理システムは、採用活動の効率化や効果向上を目的としたシステムです。さまざまな機能があり、自社の採用活動に合ったシステムを選ぶことが重要です。採用管理システムの比較ポイントは、大きく分けて以下の3つです。
採用管理システムには、求人管理、応募者管理、選考管理、採用分析など、さまざまな機能があります。自社の採用プロセスに必要な機能が揃っているかどうかを、まず確認しましょう。
採用管理システムは、採用担当者だけでなく、応募者やエージェントも使用するシステムです。それぞれの目線から使いやすいシステムであるかを検証しましょう。
採用管理システムの価格は、機能や利用人数によって異なります。自社の予算内で導入できるシステムを選びましょう。
具体的な比較ポイントとしては、以下のようなものが挙げられます。
・求人管理機能
・求人サイトとの連携機能
・自社求人ページの作成機能
・求人原稿の管理機能
・応募状況の確認機能
・応募者管理機能
・応募者情報の管理機能
・応募者とのコミュニケーション機能
・選考結果の管理機能
・選考管理機能
・選考フロー管理機能
・選考スケジュール管理機能
・選考結果の分析機能
・採用分析機能
・応募状況の分析機能
・選考結果の分析機能
・採用効果の分析機能
近年では、AIやRPAなどの最新技術を活用した採用管理システムも登場しています。これらの技術を活用することで、採用業務のさらなる効率化や効果向上が期待できます。
採用管理システムの導入を検討する際には、自社の採用プロセスや課題を整理した上で、比較検討することが大切です。
採用管理システムを導入する際に重要なポイントは、導入後のサポートです。システムの初期設定やトレーニングだけでなく、運用開始後に発生する課題にも迅速に対応できるサポート体制が不可欠です。
システムに関する問題や質問が発生した際、専任のサポートチームがいることが重要です。迅速かつ適切な対応を受けることで、採用業務が滞ることなく進行します。また、アップデートや機能追加がある場合、その案内やサポートを継続的に受けられるかも確認しましょう。
企業ごとの特性や採用プロセスに合わせたカスタマイズが可能なサポートも大切です。業界ごとの採用ニーズは異なるため、柔軟な対応が求められます。
最後に、ユーザー教育の提供やオンラインヘルプの充実度も確認すべきです。導入後も継続的に利用者がスムーズにシステムを活用できる環境が整っているかが、成功の鍵となります。
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