採用活動は、企業の成長に欠かせない重要なプロセスです。しかし、採用活動には多くの課題があります。例えば、以下のようなものです。
・応募者の情報や選考進捗を手動で管理するのは時間やコストがかかる
・応募者とのコミュニケーションや日程調整が煩雑でミスが発生しやすい
・さまざまな媒体からの応募者を一元的に把握するのが困難
・採用効果や採用コストを分析するのが難しい
そこで、採用活動を効率化し、優秀な人材を獲得するために役立つシステムが「採用管理システム（ATS）」です。
採用管理システム（ATS）とは、求人から応募者の管理、選考・内定の管理を一括で行うシステムです。ATSは英語でApplicant Tracking Systemと呼ばれ、応募者がどの段階にいてどのような評価を受けているか追跡できるシステムを指します。
採用管理システム（ATS）には、以下のような機能があります。
求人ページ作成機能：
自社の求人ページをオリジナルで簡単に作成し、求人サイトへ自動で掲載できる機能
応募者情報管理機能：
複数の媒体からの応募者情報をデータベース化し、一元的に管理できる機能
選考プロセス管理機能：
応募者の選考進捗や面接評価をリアルタイムで確認できる機能
コミュニケーション機能：
応募者とメールやLINEなどでやり取りできる機能
日程調整機能：
面接日程を掲載し、応募者や面接官の予定を確認できる機能
効果分析・レポート機能：
採用効果や採用コストを分析し、レポート化できる機能
採用管理システム（ATS）を導入することで、以下のようなメリットが得られます。
採用業務にかかる時間やコストを削減できます。
例えば
・応募者情報や選考進捗を手動で管理する必要がなくなり、ヒューマンエラーも防げる
・応募者とのコミュニケーションや日程調整を自動化でき、迅速かつ確実な対応ができる
・さまざまな媒体からの応募者を一元的に把握でき、適切な選考プロセスを設定できる
・採用効果や採用コストを分析でき、採用戦略の改善に役立てることができる
などです。
採用管理システム（ATS）を活用することで、優秀な人材を獲得する可能性が高まります。例えば、
・求人ページをオリジナルで作成し、自社の魅力や求める人材像を伝えることができる
・応募者とのコミュニケーションや日程調整をスムーズに進めることで、応募者の満足度や信頼感を高めることができる
・応募者の情報や選考進捗を正確に管理し、適性検査や面接評価などで客観的に評価することができる
・採用効果や採用コストを分析し、より効果的な採用施策を実施することができる
などです。
採用管理システム（ATS）は、自社の採用プロセスや目的に合ったものを選ぶことが重要です。採用管理システム（ATS）を選ぶ際には、以下のポイントに注意しましょう。
新卒・中途・アルバイト・パートなど、自社でどのような採用形態にシステムを導入したいか検討しましょう。採用形態によっては、求人媒体や選考プロセスが異なる場合があります。
新卒採用では、大量募集に対応できるシステムや、リクナビなどの就職サイトと連携できるシステムがおすすめです。また、学生とのコミュニケーションにLINEが利用される場合も多いため、LINE連携機能も重要です。
中途採用では、さまざまな媒体で募集する場合があるため、連携できる媒体の数や種類もポイントです。また、応募者の経歴やスキルを詳細に把握できるシステムや、適性検査や面接評価などの機能も重要です。
パソコンスキルに関係なく誰でも操作できることが望ましいです。導入する前にデモや無料トライアルを利用して操作感を確かめることが大切です。また、採用管理システム（ATS）を自社の求人サイトとリンクさせれば、応募者が応募しやすくなります。デザインが洗練されていないサイトや表示速度が遅いサイト、スマホ対応が不十分なサイトの場合、応募者を取り逃がしかねません。そのため、利用者側の視点から使いやすさや見やすさなどを判断することも重要です。
採用管理システム（ATS）は応募者の個人情報を扱うため、システムのセキュリティ対策は必ず確認しましょう。特にクラウド型採用管理システムを導入する際には、自社内でデータを管理できるオンプレミス型と比較すると、ベンダーにセキュリティを依存することになるため注意が必要です。また、IDやパスワード管理や管理者の権限制限など、社内の管理におけるセキュリティ以外にも目を向ける必要があります。
採用管理システムの導入効果が期待できる企業は、以下のような特徴を持つ企業です。
大規模な採用活動を行っている企業は、応募者の管理が煩雑になりがちです。ATSを導入することで、応募者のデータ管理、面接スケジュールの調整、選考過程の追跡が効率化され、採用業務がスムーズに進行します。
採用プロセスが複雑で、多くのステークホルダーが関与する企業では、ATSがプロセスの透明性を高め、各ステップの進捗を一元管理することができます。これにより、選考のスピードアップやコミュニケーションの改善が図れます。
採用活動のデータを分析し、採用戦略を改善したい企業にとって、ATSは応募者のデータ収集・分析を容易にします。これにより、どのチャネルからの応募者が最も質が高いか、どのプロセスで離脱が多いかなどを把握し、改善策を講じることができます。
労働法やデータ保護法などの法令遵守が重要な企業では、ATSが適切なデータ管理を支援します。応募者情報のセキュリティ確保や、法令に基づいたデータ保存・削除のプロセスが整備されているため、コンプライアンスリスクを低減できます。
複数の国や地域で採用活動を行っている企業では、各地の言語や法令に対応したATSを使用することで、グローバルな採用活動を統一的に管理できます。これにより、国際的な人材獲得の効率が向上します。
応募者に対してポジティブな体験を提供することがブランドイメージに繋がるため、応募者とのコミュニケーションが重要です。ATSは応募者とのやり取りを一元管理し、迅速かつ丁寧な対応を可能にするため、企業のイメージアップに寄与します。
これらの特徴を持つ企業にとって、ATSの導入は採用活動の効率化、データ管理の精度向上、法令遵守の確保など、多くのメリットが期待できます。
採用管理システム（ATS）は、採用活動を効率化し、優秀な人材を獲得するために役立つシステムです。自社の採用プロセスや目的に合ったものを選ぶことが重要です。また、操作性やセキュリティなども確認しましょう。採用管理システム（ATS）を賢く使って、戦略的な採用を実現しましょう。
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