複数人の日程調整、それはまるで毎日繰り返される迷路のような作業です。東京の中心でIT企業に勤める佐藤さんは、毎週のチームミーティングをセットするために、同僚やクライアントとの日程調整に四苦八苦していました。「今週の金曜、14時はどうですか？」という問い合わせに対して、「申し訳ありません、その時間は別のミーティングが…」という返信が返ってくるのは日常茶飯事。
しかし、ある日、佐藤さんは日程調整ツールの存在を知り、試しに導入してみることにしました。このツールは、全員のカレンダーを自動で確認し、全員が参加可能な時間帯を提案してくれます。更に、希望日時を選ぶだけで、最適な日程を瞬時に決定。これまでのように、一人一人とメールやチャットで日時を調整する必要がなくなったのです。
導入後、佐藤さんは驚きました。日程調整にかかっていた時間が大幅に短縮され、その分、他の仕事に集中できるようになったのです。「このツールを使い始めてから、チーム内のコミュニケーションが格段にスムーズになりました。何より、ストレスが減ったのが一番の収穫です」と佐藤さん。
このように、日程調整ツールの導入は、ただ作業時間を短縮するだけでなく、ビジネスプロセス全体の改善に寄与し、働く人々のストレスを減らすことができるのです。ビジネスの日程管理で問題を抱えている多くの人々にとって、日程調整ツールは、価値のある解決策と言えるでしょう。
複数人での会議や商談の日程調整って、思った以上に手間がかかりますよね。「この日とこの日なら空いてるけど…」「あ、午後は別の予定が入ってます！」といったやり取りが延々と続くと、気が遠くなることも。
そこで、まずは基本の「日程調整のコツ」を抑えて、無駄な時間を減らしていきましょう！以下の3つのステップで、複数人の日程調整もぐっとスムーズに進められますよ。
・ステップ1：候補日時を複数提示する
まず、候補日時を絞りすぎないことがポイント。1日や2日だけを提示すると、どうしても他の予定とバッティングしてしまいがちです。そこで、少なくとも3つ以上の候補日時を最初に挙げてみましょう。日程調整ツールを使う場合も、候補日を設定するオプションが多くあります。
例えば「日程調整さくらさん」や「TimeRex」では、カレンダー上に候補日を自動表示し、簡単に日時を選べるようにできるんです。これにより、参加者も回答しやすくなり、やり取りも減ります。
・ステップ2：ツールで調整を自動化する
日程調整ツールを使えば、参加者の予定を自動的に確認できるので、都合の良い日時をすぐにピックアップできます。AIを活用したツールなら、過去の予定から空き時間を見つけたり、キャンセルのフォローもしてくれるので、一気に手間が減りますよね。
たとえば「日程調整さくらさん」は、候補日を自動で提案するだけでなく、リマインダーや再調整機能も備えているため、最後まで安心して使えます。これで、日程調整に振り回される時間が大幅に減り、他のタスクに集中できます。
・ステップ3：チーム全体で基本ルールを共有する
効率化の最後のポイントは、チームで日程調整のルールを共有することです。会議は「できるだけ火曜の午前」とか、「キャンセルは前日までに」など、ルールを設けておくと、メンバー同士でのやり取りもスムーズになります。
ツールの導入と一緒に、こうした共通ルールを設けておけば、さらに効率がアップ。自分だけでなく、チーム全体の時間管理がしやすくなります。
日程調整ツールをうまく使えば、仕事の生産性もぐんと上がります。
日程調整ツールは、その名の通り、日程調整を自動化してくれる便利なツールです。
会議参加者のカレンダー（例えばGoogleカレンダーやOutLookカレンダー）を自動で読みに行き、全員が空いている日時を候補日として抽出します。
そして会議参加者が候補日の中から希望日を選択し、日程が決まるという流れです。
日程調整ツールはいくつもサービスがありますが、それぞれに特徴があります。
最新のトレンドではAIを活用して複数人が参加する会議で、従来の手作業による調整の時間を大幅に短縮できるようなサービスも登場しています。
以下に日程調整ツールの例を見ていきましょう。
例えば「日程調整さくらさん」は、役に立つAI日程調整ツールの一つです。なぜなら、日程調整さくらさんは商談や会議など、参加者とのスケジュール調整をAIが代行することができるのはもちろんですが、なにより、ChatGPTを搭載している点で特徴的だからです。
また、「TimeRex」は基本機能が無料で手軽に試せます。
ただし無料の場合は機能の制限など、制約条件が付くケースが多くなっているため、きちんとサービスの理解をした上で、トライアルを行うようにしましょう。
そして「eeasy」はURLを送るだけで複数の調整がスピーディーに決まります。「スケコン」は1対1でも複数人でも日程調整が瞬時に可能であり、セキュリティ対策も万全です。
それぞれのツールが持つ特性を活用すれば、複数人の日程調整もスムーズに行えるようになるでしょう。
この中でも日程調整さくらさんのように、ChatGPTを搭載することにより、日程調整相手への連絡文の自動生成から予定の調整・管理まで、すべてAIが対応するという、今までにないサービスも登場していたりします。
スケジュール周りの管理を、自分の代わりに全て行ってくれる秘書を雇うイメージが近いかもしれません。
「日程調整さくらさん」では無料プランはありませんが、スケジュール周りの業務全般を全部自動化したい！という少々欲張りな方には、おすすめの日程調整サービスです。
これらの日程調整ツールを利用すれば、手動の日程調整でかかっていた手間を大幅に削減し、仕事を効率的に進めることが可能となります。手動での調整に比べて時間を大幅に節約できるため、その分他の業務に専念することができます。
日程調整ツールについて、どんなツールがあるのかは以下記事でもさらに詳しく説明していますので、併せてご覧ください。
→日程調整ツールのまとめ完全版！各サービスの違いも1分で即分かる！
この章では日程調整ツールの効果をイメージしやすいようにある会社の例を用いて紹介していきます。
とあるA社は、IT関連のサービスを提供する企業で、毎月数十件の商談を行っています。これらの商談は、A社の担当者、顧客、そして時には外部の専門家も交えて行われるため、会議の参加人数がとても多く、日程調整が非常に複雑になるのが課題でした。
特に新製品の発表や大型プロジェクトの提案時には、複数の部署や外部のパートナー企業との調整が必要となり、従来の方法では日程調整のやりとりだけで数日を要することも珍しくありませんでした。このような状況は、スピード感も遅くなり、商談のチャンスを逃すリスクもある、というようなまずい状況でした。
そこでA社は、この日程調整の課題を解決するために、日程調整ツールを導入することを決意しました。
特に複数人の日程を一度に調整できる機能に注目。
ツールの導入後、A社の担当者は顧客や外部の専門家の利用可能な日時をリアルタイムで確認できるようになりました。
さらに、複数の候補日を提示し、最も多くの人が参加できる日時を自動で選定する機能により、日程調整にかかる時間が大幅に短縮されました。
結果として、ツール導入後、A社が一回の商談における日程調整にかかる時間は、平均で約70%短縮。時間短縮に成功したことで、浮いた時間で商談の頻度を増やすことができ、結果的に売上の向上にも成功しました。担当者からは「今まで本当に大変だった日程調整のストレスが、一気に減った」との意見が多く上がりました。
このように、実際にサービスを使ってみたからこそ効果を体験できる点もあります。
今日の私たちの生活は、急速にデジタル化されています。コミュニケーションもまた、その例外ではありません。私たちはオンラインで仕事をし、Zoomで会議を開き、SNSで友人とつながり、メールで情報を交換します。これらの便利さは、私たちの生活を豊かにし、新しいライフスタイルをもたらしてくれました。
しかし、その一方で、オンラインでのコミュニケーションは、移動時間がない分手軽に予定を調整できるという点から、複数人の日程調整を行う機会が増える、という新たな課題を生み出しました。どんなに優秀なビジネスパーソンだとしても、複数人のスケジュールを合わせることは、時に大変な労力を必要とします。
そこで登場するのが日程調整ツールです。日程調整ツールを使うことで、複数人の日程調整をスムーズに、効率的に行うことができます。オンライン商談や会議の機会が増えた今だからこそ、効果を発揮するツールでもあります。
今の社会では、日程調整ツールを賢く使うことによって、ツールを使わない人と比べて、仕事の効率（特にスケジュール管理回り）は圧倒的な差が生まれてきます。
言い換えると、ツールの存在、情報を知っているだけで、仕事の成果にも良い影響を与えるチャンスを手に入れられるということです。
これは、日程調整ツールに限った話ではありませんが、他のツールに関しても、情報を持っているか・知っているかで今後の仕事の生産性は大きく変わってきます。
仕事を効率化してくれるサービスはたくさんありますので、ぜひこの機会に調べてみるのはいかがでしょうか？
この記事が、少しでもみなさまの仕事の助けとなればとても嬉しいです。
最後まで閲覧いただきありがとうございます。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
