ビジネスシーンにおけるメールのやり取りで、短い時間で多くの情報を伝え、誤解を生まないようにするためには、メール文章へのきめ細やかな配慮が必要です。
特に、会議などの日程調整を行うメールでは、その重要性が際立ちます。
調整相手との予定が合わずに別日を提案する場合、どのような文面で提案するかによって、相手への印象が大きく左右されます。
一見、単純な作業のように思える日程調整ですが、実は多くのつまずきポイントが潜んでいます。
まず、メールでの日程調整では、言葉遣い、提案の仕方、対応の速さなど、相手への配慮が求められます。
例えば、提案する日程が相手にとって都合が悪い場合、それだけでも不快な印象を与えてしまう可能性もあります。なぜなら、日程再調整の連絡をやりとりを行う手間が発生するからです。
また、予定調整にあたっては、自分の都合ばかりを優先した日程を提案してしまうと、相手を無視した行動と捉えられかねません。
例えば食品メーカーの営業マンであれば、多くのお客様と日々接触する中で、日程調整は避けて通れない作業です。
そのため、日程調整メールで相手に与える印象が、その後のビジネスに大きく影響を及ぼします。
日程再調整時の別日の提案により相手を不快にさせてしまうと、信頼関係にヒビが入るだけでなく、最悪の場合はビジネスチャンスを逸してしまう可能性もあります。
このような日程調整メールのトラップについて解決策を考えていきましょう。
この記事では、別日を提案する際の失敗例と成功例を通じて、印象良く日程調整を行うためのポイントを紹介します。
まずは、日程調整のメールでありがちな失敗例から見ていきましょう。
ビジネスメールでの日程調整は、細心の注意が必要な作業の一つです。
特に別日の提案を行う場合、誤った表現や配慮の欠如が相手に与える印象を悪化させる可能性があります。
以下に、別日の提案でよく見られる失敗例をいくつか挙げてみましょう。
一つ目は、自分の都合ばかりを優先する表現です。
例えば、「弊社のビジネスの都合上、別の日に変更していただけますか？」といった一方的な表現は、相手を無視したよろしくない印象を与えてしまう可能性があります。
二つ目は、相手のスケジュールを尊重しない態度です。
「急な変更で申し訳ありませんが…」といった表現は、相手のスケジュールを軽視していると感じられる可能性があります。
ただし、どうしても急用で予定の変更が必要な時は、相手に誠意を見せた上で、代わりの日程をきちんと決めるようにしましょう。
三つ目は、対応の遅れです。日程調整は、すばやい対応が求められます。
なぜなら、スケジュール調整相手も日々忙しく働いている身であるため、こちらの対応が遅いと、その時間に会議を入れられない、といったように相手を振り回す結果になってしまうためです。
そのため予定が合わないことが分かった時点で、すぐに別の日程を提案しないと、相手のスケジュールに影響を及ぼかもしてません。
これらの失敗例は、全て相手への配慮や思いやりが欠けている点に共通しています。
ビジネスメールの日程調整は、ただ単に自分の都合を伝えるだけではなく、相手の立場を尊重し、信頼関係を築くための大切なコミュニケーションツールとなります。
もしこれまで紹介した失敗例の中で、自身のメールにも共通点がありましたら、次の章で紹介する成功例を参考に、メール改善の役に立てると嬉しいです。
失敗例でも申し上げた通り、日程の別日調整メールは、相手への配慮をしつつ、自身の都合も上手く盛り込んだものが模範的です。以下に、成功例とその特徴をご紹介します。
例：「〇〇さん、いつもお世話になっております。提案していただいた日程ですが、恐れ入りますがその日は終日外出しております関係で参加が難しい状況です。大変申し訳ございません。可能であれば、以下のいずれかの日程で再度調整をさせていただければと考えております。[候補日程] お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。」
このメールでは、相手への敬意を表しています。
また、複数の候補日程を提案することで、相手に選択肢を与え、調整を容易にしています。
上記の成功例から学ぶことは、相手への配慮と敬意、そして自分の都合を適切に伝えることの重要性です。
これらを心掛けることで、相手に印象の良い別日の調整メールを送ることができます。
印象の良い日程調整メールを書くためには、以下のようなポイントを心掛けましょう。
相手への敬意を忘れない：メールの冒頭と結びには、相手への敬意を表す表現を入れることが重要です。
例えば、「いつもお世話になっております」や「お忙しいところ恐縮ですが」などの表現は、相手への敬意を示します。
自分の都合をはっきりと伝える：自分の都合で日程を変更する場合は、その事実をはっきりと伝えましょう。
ただし、具体的な理由は必ずしも伝える必要はありません。あくまで重要なのは、自分の都合で日程を変更することになったことを伝え、謝罪の意を示すことです。
複数の日程を提案する：可能な限り複数の日程を提案しましょう。
これにより、相手に選択肢を与えることができ、調整がしやすくなります。
相手の都合を尊重する：日程提案の際には、相手の都合も尊重する表現を入れると良いです。
例えば、「ご都合いかがでしょうか」などの表現は、相手の都合も考慮していることを示します。
これらのポイントを踏まえた上で、具体的なメールの書き方を考えてみましょう。
「〇〇様、いつもお世話になっております。先日はお時間を割いていただき、ありがとうございました。△△日に予定していた打合せについてですが、その日急遽終日外出しなくては行けなくなりました関係で、予定を抑えていただいたところ大変申し訳ありませんが、日程変更をお願いできますでしょうか。以下の日程であれば対応可能ですが、ご都合いかがでしょうか。[候補日程] お忙しい中恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。」
このメールでは、上記の4つのポイントが全て織り込まれています。
メール作成の参考にしてみてください。
私たちがビジネスメールで日程調整を行う際、相手に与える印象は重要な要素となります。それは、私たちのプロフェッショナリズムと敬意の表現を通じて、信頼関係を築くための基盤となるからです。
そして、そのためには日程調整メールの書き方が大きく影響します。
この記事を通して、日程調整メールの書き方について学び、良い印象を与えるための具体的なテクニックを習得しました。
それは、
・相手への敬意を忘れない
・自分の都合をはっきりと伝える
・複数の日程を提案する
・相手の都合を尊重する
という4つのポイントでした。これらを実践することで、相手に対する配慮が感じられるメールを書くことが可能になります。
また、失敗例と成功例を通じて、どのようなメールが相手に良い印象を与えるのか、その具体的な例を知ることができました。
これにより、自分がどのようなメールを書いているのか、そしてそれが相手にどのような印象を与えるのか、をより深く理解することができたのではないでしょうか。
ビジネスの日程調整を行う際には、印象良くメールを書くスキルが非常に重要です。
しかしそれだけではなく、さらに日程調整をスムーズに進めるためのツールの活用も考えてみてはいかがでしょうか。
日程調整ツールは、予定の確認や日程の提案、変更の通知など、日程調整に関わるさまざまな作業を自動化し、手間を大幅に削減します。
それにより、メールのやり取りにかかる時間を大幅に削減することが可能となり、その時間を他の重要な業務に集中することができます。
ただし、ツールを導入する際は、それが自分のビジネスに合ったものであること、そしてそれを使うことで実際に効率化が図られることが重要です。
そのため、導入前には各ツールの特性を理解し、試用期間を活用して自分の業務に適しているかを確認しましょう。
このように、印象良く日程調整メールを書くスキルと、日程調整ツールの活用を併用することで、日程調整をより効率的で、かつスムーズに進めることが可能となります。
これが、ビジネスにおける日程調整の新たなスタンダードとなるでしょう。
日程調整ツールについて、どんなツールがあるのかは以下記事で詳しく説明していますので、併せてご覧ください。
→日程調整ツールのまとめ完全版！各サービスの違いも1分で即分かる！
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