新型コロナウイルスのパンデミックにより、私が所属する会社ではテレワークが主流となり、オンライン会議の頻度が増しています。かつてはテレワークを導入していない時期でも、社内会議はオンラインで行われていました。
現在、社員たちはオンライン環境に適応し始め、会議もスムーズに進行できるようになり、これが今後の新しい標準となることが予想されています。
Google Meetという会議ツールは非常に便利で、社内外のコミュニケーションに活用できると感じています。
特に、出張などでの移動時間や交通費が削減されたことにより、業務の効率化が実現し、社内からは喜びの声が多く聞かれます。
しかし、一方でまだ効率化が進んでいない業務が日程調整です。相手方に3つほどの打ち合わせ候補をメールで提案し、その日程が合えば問題ないのですが、再調整が必要になると連絡のやり取りが増え、ストレスが溜まります。
一度で日程を調整したいという願いは、かつては難しいと思われていました。しかし、その解決策となったのが「日程調整サービス」でした。このサービスはAIを活用しており、Googleと連携して日程調整を行うことができます。これにより、日程調整の効率化が進み、連絡のやり取りが減少し、ストレスも軽減されました。
日程調整ツールとは、会議参加者を登録し、作成した会議URLを共有することで、受信者が利用可能な日程を確定できる便利なツールです。
これは思った以上に便利ですね。
これまでの「メールで候補日を送る」「日程の再調整連絡」の日々が終わりを告げようとしています！
しかし、「設定が難しそう…」「実際に業務で使えるのか？」と疑問に思ったので、早速試してみました。
AIが日程調整を自動で行ってくれるの？
日程調整ツールの使用方法は理解できましたが、まだ不安が残ります。
PCに自信がない私が試してみることにしました。
私が使用してみて感じたことを共有します。
自分のGoogleアカウントとの連携？
ああ、これでGoogleカレンダーの予定が見えるようになるんですね。
営業時間を設定？
これで、自分が働いていない時間の予定は除外してくれるのか！
設定は思った以上にシンプルでした。
初めてでも、5分でカレンダー連携を行い、URLの作成までできました。
URLを確認すると、自分の営業時間の予定が反映されていました。
今回はGoogleとの連携を行ったので、カレンダーに反映されている予定まで取得できました。
実際に予定を登録してみると、さらに驚くべきことが分かりました。
というわけで、ここから先の登録は、初めて日程調整ツールを利用する同僚にお願いしました。
同僚には特に説明もなしに、「日程だけ選んでみて」と伝えましたが、すぐに登録が完了したようです。
登録が完了すると、内容がメールで送信され、私のGoogleカレンダーと同僚のカレンダーの両方に予定が自動登録されました。
さらに、自動でMeetのWeb会議URLまで発行してくれました！
同僚からは「こんなに便利なら使ってみたい」との声をいただき、これなら社長も説得できると確信しました。
もっと多くの社員に利用してもらうために、本格的な導入を検討するために上司に相談することにしました。
上司は常に忙しく、スケジュールがぎっしりです。
カレンダーを確認して、候補日を選び、メールを送るのではなく、日程調整ツールで発行したURLを送って確認してもらうことにしました。
数日後、上司からは興味を示してくれ、使い方を改めて説明したところ、導入が決定しました！
日程調整がこれほどまでにスムーズになるとは、まさに驚きの一言です。日程調整という作業は、各社員のスケジュールを一致させる必要があるため、自動化や効率化を実現するのは一筋縄ではいかない難題であると思っていました。
しかし、この日程調整サービスの存在を知ったことで、その考えが一変しました。私たちが日々行っているメールでのやり取り、何度もの確認作業、それらが一気に解消されるとは思っていませんでした。これまで時間と労力を割いていた日程調整が、このサービスによって劇的に改善されるのです。
この日程調整サービスは、時間を大切にする現代人にとって、まさに必要不可欠なツールと言えるでしょう。メールで何度もやり取りをする必要がなくなり、それによって生じる誤解やミスも防げます。また、時間をかけて日程調整をするという作業自体が、このサービスによって大幅に短縮されます。
これからは、日程調整はこのサービスに任せ、私たちはより重要な業務に集中できるようになります。日程調整サービスの存在は、私たちの業務効率を向上させ、より良い業績を達成するための一助となることでしょう。私たちは、このサービスがもたらす効率化と便利さを、これからも最大限に活用していきたいと思います。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
