採用管理システムとは、応募者の情報や面接のスケジュール管理、面接後の評価管理など、一連の採用関連業務を効率的に管理するためのシステムのことです。ATS（Applicant Tracking System）とも呼ばれます。
採用管理システムを導入することで、面接のスケジュール調整や応募者の情報管理、面接後の評価管理などを効率化できます。また、採用活動の進捗状況や採用業務の負荷を把握することができるため、採用プロセスの改善につなげることができます。
面接管理機能つきの採用管理システムには、さまざまな機能がありますが、特におすすめのポイントは以下の通りです。
採用活動では、面接の日程調整が大きな課題の1つです。しかし、面接管理機能つきの採用管理システムには、面接希望日程を自動で調整してくれる機能があります。応募者や採用担当者のスケジュールを考慮しながら、最適な面接日程を自動的に設定することができるため、面接日程の調整にかかる時間や手間を大幅に削減できます。
採用活動では、面接官の評価に基づいて候補者を選考することが一般的です。しかし、面接官ごとに評価基準が異なる場合があり、採用プロセスの公正性に影響を与えることがあります。
面接管理機能つきの採用管理システムでは、面接官が面接後に評価を入力し、管理者が確認することができます。これにより、面接官ごとの評価基準の違いを把握し、公正な採用プロセスを確保することができます。
面接管理機能つきの採用管理システムには、候補者とのやり取りを簡単に行うことができる機能があります。例えば、面接の招待や面接日程の変更、応募者からの質問や要望への回答などが容易にできることなどです。これにより、候補者とのコミュニケーションがスムーズになり、応募者の満足度を高めることができます。
採用管理システムを導入する場合、費用対効果を考慮して選ぶことが重要です。以下に、費用対効果を考えた採用管理システムの選び方について解説します。
自社で採用活動を行う場合、必要な機能は企業ごとに異なります。例えば、面接管理機能が必要な企業もあれば、履歴書の選考管理が必要な企業もあります。自社で必要な機能を整理し、それに合わせて採用管理システムを選ぶことが大切です。
採用管理システムには、オンプレミス型（自社のサーバーに導入するタイプ）とクラウド型（インターネット上のサーバーに導入するタイプ）があります。クラウド型のシステムを選ぶと、導入コストが低くなるだけでなく、利用中のメンテナンスやアップデートもシステム提供元が行ってくれるため、運用コストを大幅に削減できます。
採用プロセスでは、面接にまつわる部分に多くの時間を費やします。面接のスケジュール調整や候補者とのやり取り、評価の確認など、手作業で行う作業が多い場合、時間と労力を消費することになります。費用を抑えるためにも、これらの作業を効率化できる機能を持つ採用管理システムを選ぶことが重要です。例えば、面接の自動スケジュール調整や評価結果の自動集計などの機能があれば、面接プロセスを効率化できます。
採用管理システムは、採用担当者や面接官など複数のユーザーが使用します。使いやすいインターフェースを持つシステムを選ぶことは、ユーザーの操作性や生産性を向上させることにつながります。直感的な操作や情報の可視化など、使いやすさに配慮したシステムを選ぶようにしましょう。
面接管理機能付き採用管理システムを導入することで、以下の点が具体的に改善されます。
面接日程調整の自動化
候補者と面接官の空き時間を自動で確認し、最適な面接日程を提案・設定することができます。これにより、メールでのやり取りや手作業での調整にかかる時間を大幅に削減できます。
面接情報の一元管理
面接内容、評価、メモなどをシステム内にまとめて管理することができます。これにより、面接官間での情報共有がスムーズになり、評価のブレを防ぐことができます。
書類選考の自動化
応募書類の内容を自動的に解析し、あらかじめ設定した条件に合致する応募者を選出することができます。これにより、書類選考にかかる時間を大幅に削減できます。
面接結果の自動集計
面接官が入力した評価結果を自動的に集計し、グラフや表で可視化することができます。これにより、採用状況を簡単に把握することができます。
客観的な評価基準
面接官ごとに評価基準を統一することで、評価のブレを防ぎ、客観的な選考を行うことができます。
多角的な評価が可能
面接官による評価だけでなく、適性検査の結果や過去の職務経歴などを組み合わせることで、多角的に候補者を評価することができます。
過去のデータに基づいた選考
過去の採用データに基づいて、自社に合致する人材の傾向を分析し、より効果的な選考を行うことができます。
採用にかかる時間と人件費の削減
採用業務の効率化により、採用にかかる時間と人件費を削減することができます。
採用ツールにかかるコストの削減
従来の紙やエクセルでの管理にかわるコストを削減することができます。
面接管理機能付き採用管理システムは、さまざまな企業で導入されており、多くの成果をあげています。
大手人材派遣会社では、面接管理機能付き採用管理システムを導入することで、面接日程調整にかかる時間を50%削減し、採用にかかるコストを10%削減することに成功しました。
大学のキャリアセンターでは、面接官による評価のブレをなくし、より客観的な選考を行うことができるようになりました。
IT企業では面接管理機能付き採用管理システムを導入することで、候補者とのコミュニケーションを円滑化し、内定辞退率を15%ダウンさせることに成功しました。
2024年現在、採用管理システムのトレンドは以下の5つが挙げられます。
AIを活用した自動化機能が進化しており、応募者情報の抽出や選考スケジュールの調整、面接の評価など、様々な業務を効率化できます。
オンプレミス型からクラウド型サービスへの移行が進んでいます。クラウド型は初期費用が抑えられるだけでなく、自動アップデートやデータバックアップなどの機能が標準搭載されているため、運用コストを抑えられます。
応募者データや選考データなどを分析することで、採用活動の課題を可視化し、改善に役立てることができます。
応募者にとって使いやすい応募フォームやマイページを提供することで、応募者体験を向上させることができます。
ソーシャルメディアを活用した採用活動が活発化しており、採用管理システムと連携することで、効率的な採用活動が可能になります。
＜参考資料＞
公正な採用選考の基本（出典：厚生労働省）
https://www.mhlw.go.jp/www2/topics/topics/saiyo/saiyo1.htm
採用プロセス等でのAI活用を規制（アメリカ：2023年7月）（出典：独立行政法人労働政策研究・研修機構）
https://www.jil.go.jp/foreign/jihou/2023/07/usa_03.html
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