採用管理システムとは、企業の採用活動に必要な業務を一元管理し効率化できるシステムです。効率的に採用活動を行うためには採用管理システムの導入が必須ですが、なぜ導入が必要なのか主な理由を説明します。
従来の採用活動では、採用担当者が求人広告の作成、応募者の選考や面接、内定者のフォローアップなど、多岐にわたる業務を担当していました。これらの業務を全て手作業で行うと、非常に時間がかかり、担当者の負担が増大してしまうという課題がありました。
そこで、採用管理ツールを導入することで、情報管理や連絡などの業務を自動化し、作業を効率化することが可能となります。細々とした雑務を減らすことで、面接に時間をかけるなど、本来行うべき仕事を割くことができるようになります。
採用管理ツールを使うことで、求人広告の投稿先を自動で選定することや、自動で応募者に返信メールを送信することも可能です。また、応募者の情報を一元管理することで、選考プロセスをスムーズに進めることができます。これにより、より多くの優秀な人材を採用することができます。また、業務を効率化することで、採用活動用のSNSを始めるなど、新たな取り組みも行いやすくなり採用活動に力を入れやすくなります。
採用管理ツールを使うことで、求人票や面接シートを作成する際に、採用担当者が必要とする情報を整理・共有することができます。そのため、求める人材像を明確にし、採用ミスを防ぐことで優秀な人材を集めることが可能です。
どのような採用管理ツールを導入するかを選定する際には、以下のポイントをチェックしてみましょう。
採用管理ツールは、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
オンプレミス型の方が、独自の機能要件を搭載するアドオン開発が可能なため、強固なセキュリティを満たすものを作ることができます。ただし、開発期間が年単位でかかることや、開発費用が数千万単位でかかる場合もあるため要注意です。
一方で、クラウド型の方が、導入が簡単で拡張性にも優れます。ITインフラを自社内につくる必要がないため、その分費用や期間もかからないメリットがあります。クラウド型はセキュリティ面が心配という場合は、ISMSクラウドセキュリティ（ISO27017）の認証を取得しているサービスが好ましいでしょう。ISO認証を取得しているものであれば安心して利用することができます。
採用管理ツールを選ぶ際には、自社が採用したい人材像に合わせてツールを選択することが重要です。例えば、中途採用に特化したツールや、新卒採用に特化したツールなど、様々な種類があります。
採用管理ツールによって効率化できる業務は異なります。求人情報の管理や応募者情報の取り込み、面接スケジュールの調整、内定者へのフォローアップなど、自社の採用プロセスで手作業で行っている業務を把握し、それに合ったツールを選択することが大切です。
採用管理ツールにより効率化できる業務は様々ありますが、主には以下のようなデータ管理や情報の取り込み作業を自動化することが可能です。
採用管理ツールを使うことで、求人情報を一元管理することができます。例えば、複数の求人サイトに掲載する場合でも、ツール上で一括管理できるため、手作業による作業ミスを防ぐことができます。
採用管理ツールを使うことで、応募者から送られてきた履歴書や職務経歴書などの情報を自動で取り込むことができます。また、取り込んだ情報を一元管理することができるため、応募者の情報を見失うことがありません。
採用管理ツールを使うことで、応募者とのやりとりを一元管理することができます。例えば、選考スケジュールの調整や、内定者のフォローアップなど、採用プロセスで必要な連絡をツール上で行うことができます。
採用管理ツールを使うことで、選考に関する情報を一元管理することができます。例えば、選考結果や面接評価など、各担当者が入力した情報をツール上で共有することができます。
採用管理ツールを使うことで、自社の採用管理ツールを使うことで、自社の採用プロセスをよりスムーズに進めることができます。例えば、応募者に対してスムーズに選考結果を伝えることができるため、応募者からの印象が良くなります。また、採用プロセスを効率化することで、求人募集期間を短縮することもできます。これにより、自社の採用力を高めることができます。
下記のポイントを押さえることで、企業は適切な人材を効果的に確保し、持続的な成長を遂げることができるでしょう。
求人内容を明確にすることは、適切な人材を引き寄せる第一歩です。職務内容、必要なスキル、給与、福利厚生、勤務時間などを具体的に記載し、応募者に対して透明性を持たせることが重要です。これにより、企業と求職者のミスマッチを防ぎ、適切な人材を確保しやすくなります。
求職者は職場環境を重視します。フレンドリーで協力的な職場文化、適切なワークライフバランス、キャリア成長の機会などを提供することが重要です。これにより、従業員の満足度が向上し、離職率を低減することができます。
多様な採用チャネルを活用することで、幅広い層からの応募を期待できます。求人サイトやSNS、リファラル（紹介）採用、大学のキャリアセンターなど、複数の方法を組み合わせることが効果的です。特に、業界に特化した採用イベントやセミナーに参加することも有効です。
迅速かつ公正な選考プロセスを設計することが重要です。応募者に対して明確な選考基準を示し、公正な評価を行うことで、優れた人材を見極めることができます。また、選考過程の透明性を保つことで、企業の信頼性を高めることができます。
企業のブランド力を向上させることも、人材確保において重要な要素です。企業の魅力を外部に発信し、求職者に対して良いイメージを持ってもらうことが大切です。社員の声や働きやすさに関する情報を発信し、企業の魅力をアピールしましょう。
採用管理システムを導入することで、採用活動の効率化や人材のミスマッチを防ぐことができます。システムにより出来ることはことなりますので、何を効率化したのかに合わせて最適なものを導入することが大切です。
もし「どのシステムが良いのか分からない」という場合は、採用エントリーから面接の日程調整・実施、面接後のフォローまで幅広く対応できるサービスを選ぶこともおすすめです。自社に合う優秀な人材をうまく採用できるように、システムに任せられる部分はうまく自動化して対応していきましょう。
2023年10月現在、最新の採用管理システムは、以下の3つのトレンドを備えています。
AIやRPAを活用することで、採用業務の自動化や効率化が進んでいます。例えば、応募者の書類選考をAIが自動で行ったり、面接日程の調整をRPAが自動で行ったりすることで、人事担当者の負担を軽減することができます。
応募者のデータを分析することで、採用活動の改善につなげることができます。例えば、応募者の属性や選考結果を分析することで、自社の採用ターゲットや選考プロセスを最適化することができます。
クラウド型の採用管理システムは、初期費用やランニングコストを抑えて導入することができます。また、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるので、テレワークやリモートワークの環境でも採用活動を円滑に進めることができます。
＜参考＞
人材確保に「効く」事例集（出典：厚生労働省）
https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11600000-Shokugyouanteikyoku/0000203093.pdf
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