稟議とは、自身の権限だけで決定できない事柄を書類に起こし、上層部への回覧とそれぞれの承認をもらう手続きです。稟議に使う書類を「稟議書」といいます。
稟議書を書く際には、以下の5つのポイントを押さえることが重要です。
1.ダラダラと記述し、まとまりのない文章にしない
2.相手に対して分かりやすい言葉で書く
3.不要なデータを掲載しない
4.事前に根回しをしておく
5.決裁区分を明確にする
稟議書の承認・決裁には時間がかかることがありますが、稟議決裁システムを導入することでスピーディーに進めることができます。
稟議決裁システムを利用すれば、稟議書を電子化し、承認者に回覧することができます。また、稟議決裁システム上で入力内容にチェックをつけることができるため、記入漏れによる不備も少なくなります。
稟議決裁システムの導入には、初期費用や運用費用がかかることがありますが、紙の書類による稟議のデメリットを解消でき、最終的な承認までスピーディーに進めやすくなるでしょう。
以上を踏まえて、稟議をスピーディーに進めるためには、稟議書を簡潔かつ明確にまとめる共に稟議決裁システムを導入することがポイントとして挙げられます。
稟議決裁システムの導入については、自社の業務に合ったシステムを選ぶことが重要です。
稟議決裁システムとは、組織内の様々な稟議を電子化し、申請→確認→承認という一連のワークフローを効率的に行うことのできるシステムです。稟議決裁システムは、決裁システムとも呼ばれます。決裁システムは、従来紙で実施していた社内のさまざまな決裁を電子化し、業務全体の効率化を促進するツールのことを指します。
多くのメーカーから多様なシステムが提供されています。稟議決裁システムと決裁システムは、同じシステムと捉えてください。ある事案に対し承認を取るというシステムのつくりは同じなので、どちらの呼び名であっても、システム選定時の候補にいれていきましょう。
稟議決裁システムには、多くの種類があります。以下に、おすすめの稟議決裁システムをいくつか紹介します。
バクラク申請：クラウドワークフローシステムは、稟議書や経費精算などの申請・承認業務を効率化するためのツールです。AI-OCRによって自動作成された支払申請や稟議書を手入力不要で簡単に作成できます。また、稟議データは「バクラク請求書」と自動的に連携し、仕訳やFBデータも自動的に生成されます。
稟議決裁さくらさん：稟議書類の作成から申請・承認・決裁が完了するまでの業務をデジタル化する稟議決裁システムです。判子も不要になり、スピーディーな意思決定をサポートします。稟議決裁さくらさんは、社内の意思決定をサポートするためのシステムであり、稟議書類の作成から申請・承認・決裁が完了するまでの業務をデジタル化します。
ジョブカンワークフロー：稟議等のあらゆる社内申請に対応したクラウドワークフローシステムです。導入は最短即日で運用を開始することができ、操作方法もシンプルです。申請書作成や承認処理等の管理業務を大幅に効率化することができます。ジョブカンワークフローは、申請・承認にかかる時間を約1/3に削減することができます。
コラボフロー：社内の業務プロセスをデジタル化するためのワークフローシステムです。社内の申請・承認・決裁などの業務を効率化することができます。また、コラボフローは、社内の情報共有を促進することができます。
以上が、おすすめの稟議決裁システムの一部です。自社に合ったシステムを選ぶ際には、自社の「企業規模」「利用したい申請書」「対応させる業務」などに照らし合わせて、その中からできるだけ近いタイプを考えてみましょう。
稟議決裁システムを導入することで、以下のようなメリットがあります。
決裁のスピードアップ：稟議決裁システムを使うことで、承認者がオンライン上で稟議書を確認・承認できるため、決裁のスピードが上がります。
1.コスト削減：稟議書の印刷や書類の運搬などのコストが削減されます。
2.ペーパーレス化：稟議書を電子化することで、書類の保管や管理が容易になります。
3.業務効率化：稟議書の作成や承認の手間が省けるため、業務の効率化が図れます。
4.内部統制の強化：稟議書の承認履歴が残るため、内部統制の強化につながります。
稟議決裁システムの導入には、稟議決裁システムを使う方法や、クラウド型のシステムを導入する方法があります。システムの選び方には、承認ルート設定の自由度、操作性・利便性、機能の充実度などが重要なポイントとなります
以上のように、稟議決裁システムの導入には多くのメリットがあります。導入前には、自社の業務フローに合わせたシステムを選び、スムーズな導入を図ることが重要です。
稟議決裁システムを活用した稟議進行は、効率的かつ迅速な意思決定を促進します。そのためには、以下のポイントに留意することが重要です。
まず、稟議内容を明確に伝えるために、システム内の入力フォームを的確に埋めることが必要です。必要な情報を適切に入力し、明瞭な説明文を記載することで、関係者に必要な情報を提供します。
次に、システム上の承認フローを活用して、関係者の意見や承認をスムーズに取り付けましょう。システムが自動的に通知を送信し、関係者が容易に参加できるため、意思決定プロセスが迅速化します。
さらに、稟議進行の透明性を確保するために、システム上での進捗状況やコメントの共有を積極的に行いましょう。関係者間の情報共有を容易にし、意見交換やフィードバックを効果的に行うことで、円滑な稟議進行を実現します。
稟議決裁システムを使った稟議進行は、煩雑な手続きを削減し、時間と労力を節約する上で優れたツールです。サービスの中には、AIが組み込まれているもの身近になってきました。業務効率化をどこまで行えるかによってサービスを選ぶのも良いかもしれません。
システムの活用によって、迅速で効率的な稟議プロセスを実現し、組織の意思決定を強化しましょう。
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