テレワークや出張、外出が増える現代の働き方において、承認を得るための時間がかかりすぎると、業務全体の効率に大きく影響を及ぼす可能性があります。上司が忙しくてなかなか捕まらないために、決裁が遅れるといった事態はできる限り避けたいものです。
私自身も、新入社員時代には押印のために社内を駆け回ることが日常茶飯事でした。しかし、年月が経ち、今では責任ある役職を任されるようになり、実際に承認を行う側の立場に立つと、承認業務がいかに時間と労力を要するかを実感しています。特に、役職が上がるにつれてタスク量は増え、業務の優先順位を考えながら時間を効率的に使う必要があります。
さらに、部下の書類に不備があった場合、その責任は上司に及ぶことが多く、単に書類に目を通すだけでなく、細かな確認作業も不可欠です。金額や日付の誤りがないか、根回しをして確認する時間を確保することも、承認業務の一環として重要です。しかしながら、申請者が望むスピードで承認が進むとは限らないのが現実です。例えば、私が大阪へ出張していた際、部下から緊急の稟議書の確認依頼が相次ぎ、その対応に追われたこともありました。
最近では、デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進やペーパーレス化の流れを受け、弊社でも稟議システムが導入されることになりました。正直なところ、最初は本当に効果があるのか疑問を感じていました。特に、社員数が2500名を超える規模の会社では、部署ごとに異なる稟議フローが存在し、システムの導入が円滑に進むかどうか不安でした。
しかし、担当チームがデータの登録やシステム設定を行う際に、ティファナさん（ワークフローシステムの提供会社）のプロフェッショナルなサポートを受け、導入は予想以上にスムーズに進みました。社内で行われた説明会では、システムがどのように業務効率化を促進するかを理解できたこともあり、私も安心して新しいシステムを受け入れることができました。
この稟議システムは、出張中でもすぐに稟議書を確認・承認できるという利便性を提供してくれました。直感的に操作できるデザインも功を奏し、私自身の業務フローにスムーズに取り入れることができました。書類のペーパーレス化により、目的の書類を迅速に見つけることができ、承認の期日や進捗状況も簡単に確認できるため、これまでのような承認忘れや期日の遅延が劇的に減少しました。このように、業務全体の効率が飛躍的に向上したのです。
稟議システムの導入は、私だけでなく、会社全体の業務効率を大幅に向上させる結果となりました。特に、ただ印鑑を押すためだけに出社するという、これまで当たり前だった時間の無駄を排除できたことは、個人的に非常に大きな成果だと感じています。これにより、時間をより効率的に使えるようになり、業務の進行もスムーズになりました。
また、稟議書の確認が出張先や自宅でもできるようになったことで、テレワークの導入が一層進み、柔軟な働き方が可能になりました。これにより、仕事の効率をさらに高めつつ、ワークライフバランスを改善することもできました。
ワークフローシステムの導入は、現代の働き方改革において重要な一歩です。このシステムを活用することで、稟議書関連の業務にかかる時間や手間を削減し、業務の効率化がさらに進むことが期待されます。また、社内の意思決定プロセスをスピードアップさせ、情報共有を促進することで、全体的な業務の生産性向上にも寄与するでしょう。
私たちは今後もこのワークフローシステムを活用し、効率的でスムーズな業務運営を目指していきます。時間を有効に使い、効率化を追求することで、より良い成果を出せるよう努めてまいります。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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