この記事では、紙ベースの稟議承認フローの電子化に向けた取り組みが解説されています。企業が直面する文化的および技術的障壁を克服するための戦略や、スモールスタートから徐々にシステムを展開していくプロセスが解説されています。稟議書のスキャン共有部分から小さく導入し、最終的に完全ペーパーレス化を実現しています。このアプローチにより、効率が大幅に向上し、稟議にかかる時間を短縮しています。
弊社は主に文具の製造を行っている文具メーカーで、それなりに歴史のある会社です。
その積み重ねた歴史のためか、いまだに「稟議書は紙でないとダメ」というわけの分からない教義にむしばまれているのです。
製品開発・製造の方はどんどん機械化・自動化が進んでいくのに、稟議だけは紙というアンバランス。
これを変えようと思ったのがはじまりでした。
何せ非効率なことこの上ない。
工場側で稟議をあげて、本社で稟議が降りるのに1ヶ月以上かかるんです。
まず工場内で部署、部門長、工場責任者の稟議を通してから、紙の書類ですので本社に郵送する。
本社でも4から5段階の稟議を経て最終的に稟議が降りる事になる訳ですが、途中で差し戻しがあったりするともう無駄に時間を食います。
しかも、どの工程まで進んだか確認しようと連絡を入れても、どこにあるか分からない。
本社の総務で確認をしてくれるのですが、その確認だけでも1週間くらいかかってしまう。
電子化すれば全部解決しますよね。
この古い体質を変えてやるぞと意気込んで取りかかったものの、ご想像の通り、全然うまくいかないんです。
理由の一つが、一部の古い人間のITリテラシー。
「デジタルは信用できない。改竄できてしまう」と呪文のごとく唱えられ、改竄できないようにする仕組みを説明しても、「意味がわからない」で一蹴されるという。
さらに、稟議書の形式を変えるのはNGだの、複雑な承認フローをシステム上で実現するのは無理だの色々と言われます。
もう無理なのかとあきらめかけたのですが、どうしても今の無駄をなくしたい。
そこで、最後の頼みと、稟議決裁システムの導入サポートまでしてくれるティファナにお願いしてみました。
社内に反対勢力があって、どうしてもうまくいかない、どうにかならないかという相談をティファナ社にしたところ、色々な作戦を練ってくれました。
一気にフローを変えようとすると、反発が起こる。
これはよくあることだそうです。
アドバイスをもらいながら、
・現状の承認フローのなかで最大のネックはどこか？
・最小限の労力で電子化できるのはどこか？
を洗いだした結果、「稟議書類の郵送」が最も改善すべき箇所として上がりました。
確かにこれが元凶なのです。
時間がかかりますし、間違った部署に届いてしまったり、気象条件によって遅延なども…
そこで、稟議承認フローの紙で通す今までの形式は変えず、稟議書の共有機能だけをまず利用する形で導入することにしました。
稟議書類の原本は紙で残っているので、改竄だのいわれても検証できます。
郵送の手配がなくなるだけで、手間は半分になりますよ。
と古い人間を何とか説得し、導入。
工場で通った紙の稟議書を、郵送するのではなく、スキャンして共有フォルダに入れる。
そこに入った稟議書は本社側でプリントアウトし、本社内で紙で通す。
スキャン・プリントアウトの部分がなんかモヤモヤしますが、まずはこうしてみたわけです。
すると、さすがに時間が半分にはなりませんでしたが、稟議にかかる時間を30%削減することが出来ました。
3割減ったという実績が出来れば、あとはトントン拍子。
対応範囲を少しずつ広げていき、現在では完全ペーパーレスを達成しました。
新しいシステムを導入するというのは、会社にとって一大事です。
今までのアナログだったフローを一気にデジタル化するには、関わる人間が新たにフローを覚え、新しいツールの使い方を覚えなければいけない。
間違いも出るだろうし、時間もとられる。
それよりは、問題はあっても現状動いているフローをそのまま維持する方が良い。
という現状維持バイアスがかかるのはどこも一緒です。
であれば、導入の労力をできるだけ減らし、小さくデジタル化して導入効果を感じてもらった上で徐々に広げていく方が社内の納得を得られるんですね。
これを機に、他の無駄な部分もどんどん電子化してDXを進めようと思います。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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