私は新入社員の頃、数多くの初めての経験に直面しましたが、その中で最も頭を悩ませたのが「稟議書の作成」でした。私の会社は電子機器を取り扱っているにもかかわらず、稟議の手続きはまさかのアナログ方式。デジタル化が進む中で、このアナログな手続きに驚きつつも、業務として取り組まなければなりませんでした。
最初に稟議書の作成を頼まれたとき、何から始めればよいのか全く分からず途方に暮れました。先輩に質問すると「マニュアルを見て」と冷たく返される始末。仕方なくマニュアルを確認しましたが、その内容が非常に分かりにくく、何を記載すれば良いのか、どんな情報が必要なのか全く理解できませんでした。この不明確なマニュアルに苦しめられながらも、何度も確認を繰り返し、ようやく稟議書を作成することができましたが、それには1日を丸ごと費やしてしまいました。
マニュアルを参考に記載内容を理解しても、実際の稟議書作成には関係者からの情報収集が不可欠でした。何度も関係者を訪ね、必要なデータを集める作業は非常に面倒で時間がかかりました。さらに、作成した稟議書を関係者に最終チェックしてもらう際に、記載ミスが発覚し、また一からやり直すこともありました。このような作業の繰り返しに対して、私は次第にフラストレーションを感じるようになり、「何とかこのプロセスを改善できないものか」と考え始めました。
そんな時に出会ったのがティファナの「稟議決裁システム」でした。このシステムを導入することを上司に提案し、承認を得て実際に導入しました。当初は「デジタル化といっても、ただ紙の稟議が電子化されただけで、手間はあまり変わらないのでは？」と不安に思っていました。しかし、実際にシステムを使用してみると、その不安は一気に払拭されました。
特に感動したのは、入力箇所の少なさとチャット機能の充実です。デジタル化によって、稟議書に必要な情報を最小限にすることができ、入力作業が驚くほど簡単になりました。さらに、不明な点や疑問が生じた場合でも、上司や先輩に直接確認に行く必要はなく、システム内でチャットを通じて確認できるため、時間の節約にも繋がりました。また、AIチャットボットも搭載されており、基本的な操作や記入方法に関する質問にもすぐに対応してくれる点が非常に便利です。
デジタル化は稟議書の作成を簡素化するだけでなく、稟議フロー全体のスピードアップにも寄与しました。アナログ時代には、作成した稟議書を承認者の机まで何度も持っていく手間が発生し、その度に不在の承認者を探し回ることも少なくありませんでした。この無駄な時間の浪費とストレスは大きな問題でしたが、デジタル化により「提出」ボタン一つで稟議書を送信できるようになり、時間や場所に縛られることなく承認プロセスが進められるようになりました。
また、デジタル稟議の導入により、残業時間の削減にも成功しました。アナログ稟議では、他の業務に手が回らないことが多々ありましたが、デジタル化によって業務効率が向上し、他の重要な業務に時間を割けるようになりました。デバイスを使いこなすことで、稟議フロー全体が円滑に進むようになり、仕事の生産性も向上しました。
紙の稟議を廃止し、デジタル稟議を導入したことで、稟議書の作成から承認までの全プロセスが大幅に効率化されました。また、セキュリティ面においてもISOや特許を取得しているティファナのシステムは非常に安心です。アナログ稟議では、稟議書の紛失や情報漏洩のリスクが常にありましたが、デジタル化によりそのようなリスクは大幅に低減されました。これにより、稟議書にかかる時間と手間が大幅に削減され、効率的に稟議を進められるようになりました。
稟議フローのデジタル化は、業務の効率化だけでなく、稟議に対するフラストレーションの軽減にも繋がりました。今では、稟議書作成や承認フローに関する悩みがなくなり、他の業務に集中できるようになりました。デジタル化の導入により、アナログ稟議の煩わしさから解放され、より効率的でスピーディーな稟議フローを実現できることを痛感しています。これからもデジタルツールを積極的に活用し、業務の改善に努めていきたいと考えています。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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