社内問い合わせは、社員同士や社員と上司の間で行われる相談や質問などのコミュニケーションです。社内問い合わせには、業務の進行や意思決定のスピードアップ、業務品質の向上などの効果がありますが、一方で問い合わせに対する対応に課題があります。
例えば、社員からの問い合わせに返信する際には、問い合わせ内容を正確に把握し、的確な回答を提供する必要があります。しかし、社員の問い合わせが多数ある場合、問い合わせ内容を見落とすことがあったり、回答までの時間が遅れてしまうことがあります。
ここで、AIチャットボットの導入により、社内問い合わせ対応の効率化が期待されます。AIチャットボットを活用することで、以下のようなメリットがあります。
・24時間365日、即座に回答を提供可能
・問い合わせ内容の把握ミスや回答までの時間の遅れを防ぐことができる
・重複する問い合わせに対して自動で回答することができる
特に、メールによる問い合わせに対しては、AIチャットボットの導入が大きな効果を発揮することが期待されます。メールは、社員からの問い合わせが多い反面、その回答に時間がかかるため、スムーズな業務進行を阻害することがあります。しかし、AIチャットボットを活用することで、迅速かつ正確な回答を提供することができます。
社内問い合わせAIチャットボットには、以下のような機能があります。
・自然言語処理による問い合わせ内容の理解
・問い合わせ内容に基づいた回答の提供
・類似の問い合わせに対して自動で回答する機能
・問い合わせ内容の分類・管理機能
・問い合わせ履歴の保存機能
AIチャットボットの専用ページにアクセスする
問い合わせ内容を自然な言葉で入力する
AIチャットボットが問い合わせ内容を理解し、適切な回答を提供する
導入するAIチャットボットの選定
AIチャットボットのシステム設計
データ収集と学習データの整備
テスト運用と修正
導入と運用
AIチャットボットの導入には、適切なデータ収集や学習が必要です。また、回答の質を向上させるために、AIチャットボットの学習データの更新や、社員からのフィードバックを収集することが大切です。
メール対応においてAIチャットボットを活用することで、以下のような効果が期待できます。
一般的に、問い合わせに対する返信メールは手動で行われますが、AIチャットボットを導入することで、自動返信メールに代わって、迅速かつ適切な回答を提供することができます。
従来のメール対応では、問い合わせ内容に応じて担当者が対応する必要がありましたが、AIチャットボットを導入することで、24時間体制で迅速な対応が可能となり、問い合わせに対する対応時間を短縮することができます。
AIチャットボットは、問い合わせ内容を自動で分類し、適切な回答を提供することができます。このため、問い合わせ情報を一元的に管理することができ、問い合わせに対する回答や、対応方法の改善に役立ちます。
AIチャットボットを導入することで、問い合わせに対する回答や、対応方法の改善について、社員からのフィードバックを収集することができます。このため、サービスの改善に役立ちます。
AIチャットボットの回答内容は、カスタマイズすることができます。例えば、企業のポリシーや商品・サービスに関する情報を組み込むことで、より適切な回答を提供することができます。また、社員からのフィードバックを収集し、その情報を学習データに反映させることで、回答の質を向上させることができます。
以上のように、AIチャットボットを導入することで、メール対応における効率化や改善に貢献することができます。
その他の活用方法はこちらにも。
詳しくはこちら>>社内外問い合わせ業務に効果大！AIチャットボットの活用方法
AIチャットボットの導入事例として、ある中堅企業が社内の問い合わせ対応にチャットボットを利用したケースを紹介します。
この企業では、社員から日常的に同じような問い合わせが多く、特にITサポートと人事関連の質問が頻繁に寄せられていました。AIチャットボットの導入により、これらの問い合わせに対して即時かつ正確に回答を提供することができるようになりました。
例えば、社内規定の確認や給与明細の取得方法など、定型的な問い合わせにはチャットボットが自動で対応し、3ヶ月で問い合わせ対応時間が平均30%削減されました。これにより、社員は本来の業務により集中できるようになり、全体の生産性が向上しました。
AIチャットボットの回答が適切であるためには、学習データの充実化が必要です。企業が保有する情報を含め、多岐にわたる情報を学習データに組み込むことで、より正確な回答を提供することができます。
AIチャットボットの対応範囲を明確に定義することが重要です。対応範囲を明確にすることで、問い合わせに対する回答の適切さが向上し、社員からの信頼を得ることができます。
AIチャットボットの回答が不適切であった場合、問い合わせ内容を再度確認し、回答の修正を行う必要があります。また、AIチャットボットで対応できないような問い合わせ内容によっては、人手による対応が必要です。そのため、トラブルへの対処方法を確立し、速やかに適切な対応を行うことが重要です。
AIチャットボットの回答内容や対応範囲の洗い出しを行い、改善点を把握することが重要です。改善点を把握した上で、回答内容の改善や対応範囲の拡大、トラブルへの対処方法の改善など、適切な改善策を検討し、導入効果を最大化することができます。
社内問い合わせAIチャットボットのトラブルへの対処方法としては、以下のようなものがあります。
1．バグの修正
AIチャットボットにバグがあった場合、修正を行う必要があります。修正作業には、エンジニアリングの知識が必要となるため、内部エンジニアリングチームや、専門の開発会社と協力することが必要です。
2．回答の修正
AIチャットボットの回答が不適切だった場合、問い合わせに対応する担当者がAIチャットボットの回答を修正する必要があります。
また、AIチャットボットが回答できない質問に対しては、ユーザーに直接回答する必要があります。このような場合には、AIチャットボットに回答を追加することで、将来同じ質問があった場合に回答できるようにすることができます。
そして、AIチャットボットの精度を向上させるためには、回答できなかった質問を収集し、その回答を追加することで、AIチャットボットの精度を上げることができます。また、AIチャットボットがユーザーに回答する際に、回答の根拠となる情報を明確に提示することで、回答の信頼性を向上させることもできます。
注意点はこちらの記事でもご紹介。
詳しくはこちら>>社内チャットボットの成功の鍵とは？導入時の注意点と将来展望
社内問い合わせAIチャットボットを導入することで、メール対応の効率化を図ることができます。また、重複する問い合わせに対する回答の自動化や、迅速な回答の提供など、多くのメリットがあります。ただし、導入する際には注意点があります。適切に導入し、トラブルに対する対処法を考慮することで、より効果的にチャットボットを扱うことができます。
社内チャットボットによる効率化の事例はほかにも。
詳しくはこちら>>AIチャットボットで社内コミュニケーションを革新！運用実例紹介
チャットボット運用に一切手間をかけず成果を出したい企業専用
澁谷さくら（AIさくらさん）
登録・チューニング作業をお客様が一切することなく利用できる超高性能AI。
運用やメンテナンス作業は完全自動化。問い合わせ回数や時間を問わない無制限サポート、クライアントの業務に合わせた独自カスタマイズで、DX推進を目指す多くの企業が採用。
