今回は、日程調整において生成AIと日程調整サービスを組み合わせた方法についてご紹介します。
この方法を使えば、メール送信時の手間を省きながら目的に合ったメール文章を送ることができるようになります。
日程調整において、生成AIと日程調整サービスを組み合わせた効率的な方法をご紹介します。この組み合わせにより、メール作成の手間が削減され、目的に沿ったメール送信が容易になります。
日程調整サービスとは、複数の参加者のスケジュールを調整し、最適な日程を提案するサービスです。このサービスでは、日程登録後の完了メールやリマインドメールの自動送信が可能。生成AIを利用することで、これらのメールを相手に合わせてカスタマイズすることが容易になります。
生成AIを活用することで、目的に合わせたメールの自動生成が可能です。例えば、以下のようなフォーマットで入力し、生成AIに日程調整用のメール作成を依頼します。
「こんにちは、XXさん。今回は、YYの件でご連絡いたします。YYについては、以下のとおりです。」
生成AIはこれに基づいて適切なメールを生成し、手間のかかる日程調整作業を効率化します。
日程調整では、参加者名、場所、日程、時間などのキーワードを洗い出し、整理することが重要です。これにより、参加者のニーズに合わせた日程調整が可能になります。
生成AIと日程調整サービスの組み合わせにより、日程調整の時間を大幅に削減し、円滑な会議やイベントの実施をサポートします。この技術を活用することで、ビジネスの効率が向上し、よりスムーズなコミュニケーションが可能になります。
まずは、メールの目的を明確にして、生成AIに情報を与えます。
例えば、「打ち合わせの日を登録してもらうためのメール」など、具体的に何のためのメールかを教えてあげましょう。
このように目的を明確にすることで、参加者にとって重要な予定やスケジュールを考慮した最適な日程を選ぶことができます。また、目的が明確になることで、日程調整についてのやりとりもスムーズに進みます。
日程調整をスムーズに進めるには、まず「情報整理」がカギです。やみくもに日程を調整しようとするより、必要な情報をしっかりと整理しておくと、驚くほど作業が楽になります。さて、どんな情報を整理しておけば、日程調整が効率よく進むのか、一緒に確認していきましょう。
まずは、参加者のリストアップ。誰が参加するのかをはっきりさせることが大切です。次に、それぞれの参加者がどの時間帯に空いているのか、あらかじめ把握しておくと良いでしょう。これだけでも、いざ調整となったときに「○○さんはこの時間は無理なのか！」なんてことに気づけます。
さらに、会議やイベントの目的や内容も整理しておくと便利です。目的がはっきりしていると、何を話し合うべきか、どのくらいの時間が必要かもわかります。また、もし資料が必要な場合は、あらかじめ準備しておくリストも作っておきましょう。
こうして整理した情報を基にすれば、生成AIや日程調整ツールを使うときにも、的確な指示が出せるので効率よく日程が決まります。情報整理がしっかりできていれば、無駄なやり取りがぐっと減って、日程調整が驚くほどスムーズになるでしょう。
ここからが本題です。生成AIを使って、メール文章を自動で考えてもらいます。まずは、以下のような文章を入力してみましょう。
「こんにちは、XXさん。
今回は、YYの件でご連絡いたします。YYについては、以下のとおりです。」
※XXさんとYYの内容は、それぞれ自分が送信するメールに合わせて変更してください。
この文章を入力したら、生成AIに対して「日程調整のためのメールを作成してください。」という指示を出します。すると、生成AIが自動で文章を生成してくれます。
「XX様。
日程を登録いただきありがとうございます。
それでは、下記の日程でお打ち合わせをお願いいたします。
タイトル：AIさくらさんとの打ち合わせ
日程 ：2023年◯月◯日（月）
開催時間：10:00～11:00
弊社の新サービスのご紹介ということで、
当日からは、私と○○でお伺いします。」
このように、目的にあった内容のメール文章を簡単に作成することができます。
生成AIでメール文章を行うことで、日程調整にかかる時間をかなり削減することができると思います。
今回紹介したメール文章の作成は、多くの方が時間をかけていると思います。
生成AIに伝える際には、目的を明確にし、必要な情報や関連するキーワードをリストアップすることで正確なメール文章を作成することができます。
参加者名、場所、日程、時間、その他に関する情報やキーワードを洗い出し、整理することで、スムーズに日程調整を進めることができます。
また、日程調整サービスを利用する際には、ツールやサービスを活用することも有効です。例えば、日程調整サービスを使うことで、自動で候補日程を提案してくれたり、参加者のスケジュールを自動で調整してくれたりすることができます。
最終的には、参加者のスケジュールに合わせた最適な日程を決定し、円滑な会議やイベントの実施につなげることができるようになります。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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