稟議決裁とは、企業において業務上必要な決定を行うために、上司に対して申請を行い、承認を得る仕組みです。
デジタル化が進む中で、未だに紙で稟議を回している企業も少なくないのではないのでしょうか。
この記事では紙を利用することのデメリットと解決策についてご紹介します
書類の保管や取り出しには、物理的なスペースが必要であり、検索や管理に手間や時間がかかる場合があります。
また、大量の書類を保管するためのスペースや書類整理用品などが必要となり、そのコストもかかる場合があります。
書類は紛失や盗難などの危険があるため、取り扱いには十分な注意が必要です。
また、紙での承認や記録は、紙の印刷やコピーなどによって簡単に改ざんされる可能性があるため、情報の信頼性や安全性を確保するための対策が必要です。
稟議決裁を行うためには、書類を物理的に持ち運ぶ必要がある場合があります。
例えば、重要な決定をするためには、関係者が集まって会議を開くことが必要であるため、書類を会議の場所まで持ち運ばなければならない場合があります。
このため、書類の管理や運搬に対しても、十分な注意が必要となります。
紙での稟議決裁には多くのデメリットがありますが、これらを解決するためには思い切ってデジタルに移行することが必要です。
そのためには、稟議決裁システムを導入することをおススメします。
電子化により、稟議書の作成、承認、管理が迅速に行えるようになります。紙の稟議書を回覧して承認印や決裁印をもらう必要がなくなるため、業務の効率化が期待できます。
電子化により、稟議書の作成や承認が簡単になります。また、稟議書の保管場所が不要になるため、管理者の負担も軽減されます。
電子化により、稟議書の承認履歴や変更履歴が残るため、内部統制の強化が期待できます。
紙の稟議書を回覧して承認印や決裁印をもらう必要がなくなるため、テレワーク中でも稟議書の作成や承認が可能になります。
デジタル稟議を導入するには、システムの導入や運用にコストがかかるため、コストの増加が懸念されます。新しいシステムやツールを導入するには、それに伴う初期投資が必要となります。特に中小企業では、予算の制約がある場合があり、これが導入の障害となることがあります。
企業によっては稟議内容ごとに稟議書のフォーマットが異なったり、そもそもフォーマットが用意されていなかったりするため、フォーマットの統一が必要になる場合があります。
電子化により、稟議書の情報漏洩や改ざんのリスクがあるため、セキュリティの確保が必要になります。
システムの導入にあたっては、業務フローや社内ルールの見直しが必要になる場合があります。従来の業務方法や習慣に慣れ親しんでいる従業員が、新しいシステムやプロセスに適応することは容易ではありません。特に、組織全体の文化や風土が変わるような大規模な変革が必要な場合には、抵抗感や反発が生じる可能性があります。そのため、導入計画の段階から組織内の関係者を十分に巻き込み、コミュニケーションを密に行うことが重要です。
導入には事前の計画と準備が欠かせません。適切な予算の確保や技術的な準備、組織文化の変革に向けたリーダーシップが重要です。さらに、従業員への適切な共有やコミュニケーションを通じた情報共有が、導入プロセスの円滑な推進に不可欠です。
稟議決裁システムを使うことで、稟議を回す時間や作成する手間、承認のしやすさが大幅に改善されます。
また、システム上では履歴管理や進捗管理が容易に行えるため、稟議に関する情報の管理もスムーズに行えます。
もちろん、デジタル化することで従来の方法と大きく変わってしまうので、初めは不安があるかもしれませんが、稟議決裁システムは多くの企業で採用されており、その効果が証明されています。
ぜひ一度導入してみてはいかがでしょうか。
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