AIチャットボットとは、人工知能（AI）を用いてユーザーの問いかけに対して、自動で会話を行うシステムのことです。テキストや音声で質問に答えたり、情報を提供したりすることができます。近年は、生成AIの進歩により、回答の生成も自動でできるようになってきました。
管理会社は何十、何百もの物件を管理しており、それぞれの物件の入居者から日々問い合わせの連絡があります。場合によっては、電話が繋がらずにユーザーを待たせてしまうこともあります。そんな状況をAIチャットボットを利用することで解決ができます。
AIチャットボットは、社内や顧客からのよくある質問に自動的に回答することができます。問い合わせは大体似たようなものが多い場合があり、それをAIチャットボットが代わりに対応してくれるのです。これにより、人間のオペレーターは複雑な問題や対応が必要なケースに集中することができます。また、これまで問い合わせにかけていた時間も別の業務に充てることができます。
顧客の中には、日中に問い合わせする時間が無いため、夜に問い合わせする必要がありますが、当然夜はお問い合わせできません。AIチャットボットは365日24時間どこでも対応が可能なので、安心して問い合わせしてもらうことができます。
また、外部のコールセンターを活用している場合、受けた人によって対応の質にムラがあります。顧客の要望にうまく対応できない場合もあり、満足度が下がってしまうケースもあります。AIチャットボットは対応のムラがなく、顧客の対応をしてくれます。込み入った内容は有人チャットに促すこともできるので、顧客満足度の向上と維持を行うことが可能になります。
AIチャットボットは、社内の情報やナレッジを整理して共有することができます。これにより、社員は必要な情報を簡単に検索したり、学習したりすることができます。
また、AIチャットボットは、社員同士のコミュニケーションや協働を促進することもできます。
管理会社でAIチャットボットを導入して成功した事例を紹介します。
A社は、物件管理や賃貸仲介などの不動産サービスを提供している管理会社です。
A社は、社内向けにAIチャットボットを導入しました。総務や経理などの管理部門からの問い合わせに回答するだけでなく、社内規程や福利厚生などの情報も提供します。
A社では、AIチャットボットの導入により、問い合わせ対応時間が約50%削減されたほか、社内の情報共有やコミュニケーションが活発になったという効果がありました。
B社は、オフィスビルや商業施設などの建物管理を行っている管理会社です。
B社は、顧客向けにAIチャットボットを導入しました。建物の設備や施設の利用に関する問い合わせに回答するほか、画像やマニュアルなどのファイルを添付して情報を提供します。
B社では、AIチャットボットの導入により、顧客の自己解決率が約70%に上がったほか、顧客満足度も向上したという効果がありました。
管理会社がAIチャットボットを導入する際には、以下のようなポイントに注意して選ぶと良いでしょう。
AIチャットボットは、顧客や社員からの質問を正しく理解し、適切な回答を生成する能力が重要です。そのため、高精度な自然言語処理（NLP）技術を持つAIチャットボットを選ぶことが必要です。
AIチャットボットは、管理会社にとって必要な質問項目や回答内容を事前に用意しておくことが望ましいです。そのため、管理部門向けのテンプレートが豊富に用意されているAIチャットボットを選ぶことが有効です。
また、テンプレートだけでなく、独自の質問や回答もカスタマイズできるAIチャットボットを選ぶことも重要です。
AIチャットボットは、導入後も定期的に見直しや改善を行うことが必要です。そのため、導入前後のサポート体制が充実しているAIチャットボットを選ぶことが望ましいです。
管理会社は、AIチャットボットを導入することで、業務効率化や顧客満足度向上などのメリットが得られます。また、社内の情報やナレッジを整理して共有することで、組織風土改善にも貢献できます。
最近では、チャットボットのような動きを電話で行うことも可能になりました。音声で全て受け答えできるので、会話をしているかのようにお客様対応を電話口でAIが対応してくれます。
AIチャットボットを導入する際には、高精度な自然言語処理技術や豊富なテンプレートとカスタマイズ性、充実したサポート体制などに注目して選ぶことが重要です。
澁谷さくら（AIさくらさん）
登録・チューニング作業をお客様が一切することなく利用できる超高性能AI。
運用やメンテナンス作業は完全自動化。問い合わせ回数や時間を問わない無制限サポート、クライアントの業務に合わせた独自カスタマイズで、DX推進を目指す多くの企業が採用。
