どんな受付業務でも
さくらさんが一手に引き受けます
オフィスの受付やイベント会場の受付業務など、人を返して行っていることを「さくらさん一人」ですべて切り盛りすることが出来ます。
来訪時の対応、取り次ぎ、会議室や入り口のご案内までを同時並行しながらミスなく対応いたします。
受付を有人で対応している企業はそれほど多くはありません。そのため、ほとんどの企業の受付では備え付けの電話機から各部署に直接内線をかけて社内の誰かが対応します。担当者に直接繋がれば良いですが離席中や他の電話を対応していたりすると、一部の人たちに負担がかかり疲弊してしまいます。
有人対応の受付のように椅子と机を置くなどオフィスレイアウトの改装などをすることなく、さくらさんを配属させることができます。また、来訪者を受付した際には、直接担当者の内線または携帯宛に電話して来訪のお知らせをいたします。そのため、誰か別の人が対応しなくても良くなり社員の生産性が高まります。
取引先との打ち合わせになると発生するが「日程調整」という仕事です。必要メンバーの予定と会議室の空き状況を確認して、取引先への候補日を打診。大した作業ではないにしても、予定は常に変動があるため、関係調整で都合が合わないと多くの時間を要してしまいます。そのため、調整役になった担当の負担は増える一方です。
さくらさんは各社員の予定スケジュールなどを把握しているため、現在の会議室の空き状況や必要メンバーを集めるための最短候補などを整理するのも容易になります。会議室を押さえておけば、来訪者があったときには誰あてのお客様なのかもさくらさんが認識して会議室の案内まで担当者がお迎えすることなくスムーズに行います。
来訪者は、受付で何かに触れたり紙に記入したりすることなく音声操作のみで受付可能です。部署名が分からない場合でも聞き返して訪問先を判断します。
さくらさんが受付した内容を担当者に直接電話をしてお知らせします。電話以外にもSMSやビジネスチャットで通知させることも可能です。
来訪者を受付で待たせることのないように担当者に通知したと同時に、来訪者は指定の会議室または待ち合いスペースまでの案内をいたします。