AIで受付業務を完全自動化
接触機会が減り、ウィズコロナも安心
オフィスやイベント会場などの受付をAIにより無人化。人を介しての取り次ぎや来客表の記入なども不要。
接触機会を減らすことで訪問者と社員の不要な接触による感染リスクを減らし、完全自動化により業務負荷も軽減できます。
受付を有人で対応している企業はそれほど多くなく、ほとんどの企業では備え付けの電話機から各部署に直接内線が繋がり、社内の誰かが出て対応しているケースがほとんどです。直接担当者に繋がれば良いですが、離席中や他の電話に対応していたりすると、関係のない社員の業務が中断されるなど、業務に支障が出て疲弊してしまいます。
有人対応受付のように椅子と机を置くなどオフィスレイアウトを改装することなく、さくらさんを設置するだけで利用できます。また、来訪者をの受付後、担当者の内線または携帯宛にさくらさんから直接電話して来訪のお知らせをします。そのため、別の社員が対応する必要がなくなり、社員の生産性が高まります。
取引先との打ち合わせとなると「日程調整」が大変です。関係者の予定や会議室の空き状況を確認し、取引先へ候補日を打診して返信待ちとなりますが、予定がバラバラだったり、スケジュールに変動があるため、都合が合わないと調整に多大な時間を取られてしまい、調整役となる社員の負担は増える一方です。
さくらさんが各社員の予定スケジュールなどを把握しており、会議室の空き状況の確認や必要メンバーを集めるための最短候補の調整も容易になります。会議室を押さえておくだけで、来訪者があったときにさくらさんが誰宛のお客様なのかを認識し、担当者がお迎えすることなく会議室の案内までスムーズに行ってくれます。
来訪者は、受付で画面に触れたり紙に記入したりすることなく、音声操作のみで受付が可能です。部署名が分からない場合でも聞き返して訪問先を確認します。
さくらさんが、受付した内容をSMSやビジネスチャットで担当者やグループにお知らせしてくれます。
担当部署に直接電話しての通知も可能です。
来訪者を受付で待たせることがないよう、担当者に通知すると同時に、来訪者を指定の会議室または待ち合いスペースまで案内してくれます。