SDGs×ペーパーレス化の取り組み方とは?ワークスタイル変革の方法を解説

国連サミットで採択されたSDGs(Sustainable Development Goals)に貢献すると、取引先や優良顧客からの共感が得られて、良好な関係を築くことができます。また、社会貢献意欲の高い優秀な人材も採用しやすくなります。

実際に、SDGsに取り組むには、どうすればよいのでしょうか?この記事では、SDGsの中でも取り組みやすいペーパーレス化の促進方法について解説します。

SDGsとは

SDGs(Sustainable Development Goals)は「持続可能な開発目標」と略されるもの。貧困に終止符を打ち、地球を保護して、人々が平和と豊かさを享受できる世界を目指すための行動として呼びかけられています。

2015年9月の国連サミットで採択されて、2030年までに掲げた目標を達成する方針が定められました。貧困や飢餓、健康や教育、環境保護など、さまざまな目標が掲げられています。

出典元:環境省公式ホームページ

[SDGsの目標]

  1. 貧困をなくそう
  2. 飢餓をゼロに
  3. すべての人の健康と福祉を
  4. 質の高い教育をみんなに
  5. ジェンダー平等を実現しよう
  6. 安全な水とトイレを世界中に
  7. エネルギーをみんなにそしてクリーンに
  8. 働きがいも経済成長も
  9. 産業と技術確認の基盤をつくろう
  10. 人や国の不平等をなくそう
  11. 住み続けられるまちづくりを
  12. つくる責任 つかう責任
  13. 気候変動に具体的な対策を
  14. 海の豊かさを守ろう
  15. 陸の豊かさを守ろう
  16. 平和と公正をすべての人に
  17. パートナーシップで目標を達成しよう

SDGsに貢献する企業ほど、社会貢献意欲の高い企業とみなされて、取引先や顧客からの共感が得られて良好な関係を築くことができます。そのため、SDGsを導入する企業が増えているのです。ここでは、環境保護を目的としたペーパーレス化の促進方法をご紹介します。

SDGs×ペーパーレスの取り組み事例

SDGs導入でペーパーレス化を推進するために、何に取り組めばよいのでしょうか?ここでは、ペーパーレス化の取り組み事例をご紹介します。

社内文書の電子化

社内文書を電子化すれば、紙使用量を削減できます。また、社内文書の共有や検索が行えるようになり、業務効率化や生産性向上の効果が見込めます。

社内文書の電子化システムは、さまざまなものが登場していますが、各従業員が操作しやすく、必要な機能が搭載されているものを選びましょう。

紙使用量の削減

環境負担を軽減するために、紙使用量を削減している企業が増えています。会議ではプロジェクターを使用して資料を減らしたり、相談や報告にはメールを使用して紙の使用を控えたりしてください。

紙に印刷する場合は、両面印刷や縮小印刷などで、紙の使用料を控えましょう。また、印刷用紙は再生紙を購入するなどの心掛け次第で、環境負担を軽減できます。

電子契約の活用

ペーパーレス化の推進と共に、電子契約の活用が増えてきています。電子契約では、署名や押印の代わりに電子署名とタイムスタンプの付与を行います。電化契約に切り替えることで、印刷・製本・押印・郵送などの面倒な作業を省略することも可能です。

また、偽造や改竄を防止して、安全な契約を実現するために普及されています。

Web会議の拡張

会議での紙使用量の削減のため、Web会議を活用する企業が増えています。紙使用量を削減できるだけではなく、会議前の準備が効率化できます。クラウドシステム上に会議の資料をアップロードしておけば、会議前に内容を理解できるようになり、生産性の高い会議を実現することが可能です。

グリーン購入の推進

グリーン購入とは、製品やサービスを購入する際に、必要性を考慮することをいいます。品質や価格だけではなく、環境への環境をよく考えて購入すること。

例えば、指定業者のFSCおよびPEFCの認証を受けたコピー用紙を「環境配慮商品」として社内購買システムに掲載して、優先的に購入することを推奨するなどの取り組み方法があります。

SDGs×ペーパーレス化に取り組む方法

SDGs導入を目的としてペーパーレス化に取り組む場合は、次の手順で行います。

ステップ1整理キャビネットにある社内文書を整理して、現状を把握する
ステップ2整頓社内文書を整頓しながら、対策方法を検討する
ステップ3清掃紙文書ライフサイクル(保管・保存・廃棄)を定義化する
(※各種申請・承認等ワークフローの電子化を検討する)
ステップ4清潔紙文書を使用しないワークスタイルへ変革する
ステップ5従業員に新たなワークスタイルを習慣化させる

SDGs×ペーパーレスを実現するサービス

ペーパーレス化を実現するために、紙文書を使用しないワークスタイルを変革しましょう。どのようなサービスを活用すれば良いのでしょうか?ここでは、ペーパーレス化を実現するサービスをご紹介します。

業務日報作成システム

業務日報作成システムは、システム上で日報を作成・管理できるシステムのことです。従業員が業務内容を入力するだけで、業務報告や情報共有が行えます。

PCだけではなく、スマートフォンやタブレットからも入力ができて、画像やPDF、動画などのファイルも添付できるため、業務日報作成の効率化が図れます。

ワークフローシステム

ワークフローシステムでは、紙の申請書や伝票を電子化して承認・回覧するシステムのことです。

申請フォームに必要項目を入力することで、申請・承認・却下がシステム上で行えます。各種申請書の手渡しや郵送が不要となるため、決済時間を大幅に短縮することも可能。また、申請・承認ルールをシステム化することで、内部統制強化を図れます。

電子契約システム

電子契約システムとは、インターネット上で契約書に電子署名やタイムスタンプを押して、契約を締結できるシステムのことです。

契約の締結だけではなく、契約書の保管や検索、その他のシステムとの連携が行えます。テンプレートが提供されているシステムを導入すれば、契約書作成の手間が省けます。

Web給与支給票システム

Web給与支給票システムとは、給与明細を発行・配布し、PCやスマートフォンで閲覧できるようにするシステムのことです。従来のように、給与明細書を紙に印刷して配布する必要がなくなるため、経理業務の手間を効率化できます。

急速に広がったテレワーク(在宅勤務)により、給与明細書を会社で渡すことができなくなったため、給与支給票システムが注目を浴びているシステムです。

Web会議システム

Web会議システムとは、インターネット上で会議を行うためのシステムのことです。インターネット環境とデバイスがあれば、どこでも会議が行えます。

また、サーバー上に会議資料をアップロードしておけば、会議前に議題の共有化が可能に。事前に情報共有しておくことで、有意義な会議を実現できます。

まとめ

SDGs導入を目的に、ペーパーレス化に取り組む企業が増えています。SDGsの目標達成に貢献する企業は、企業価値が高いとみされるため、意識した行動を心掛けましょう。取引先や優良顧客との良好な関係の構築や、社会貢献意欲の高い優秀な人材を採用しやすくなります。

今回は、比較的、取り組みやすいペーパーレス化の促進方法についてご紹介します。AIさくら、ワークスタイルを変革するためお手伝いをしています。ぜひ、ペーパーレス化の促進をご検討されている方は、お気軽にご相談ください。