業務棚卸しで働き方改革を実現！業務改善で生産性をアップしよう

業務棚卸しが求められる背景
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まずは、業務棚卸しが求められる背景を解説します。
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人手不足への対策

日本企業は「少子化と高齢化」「大都市への人口集中」「有効求人倍率の偏り」の3つの問題により、深刻な人手不足の問題を抱えています。仕事量がリソースを上回る状態を人手不足といいます。

人手不足の解決方法の1つ目として、人材採用が挙げられますが、求人票を出しても必ずしも人材獲得ができるとは限りません。2つ目の解決方法が、業務棚卸しです。現在の業務を棚卸しして、業務の状態を可視化します。

ITテクノロジーを活用して業務効率化を実現することで、現在の従業員数でも、問題なく業務が回せるようになります。

従って、人手不足の対策として、業務棚卸しが求められているのです。
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働き方改革

2019年4月1日から、働き方改革関連法が施行されました。法律で残業時間の上限が定められており、この時間を超える残業はできなくなります。残業時間の上限を守らなければ、罰則違反となるので気を付けてください。

従って、業務棚卸しを行って、業務効率化を図る必要性があるのです。
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ECRS

変化の激しい時代の中で、売上を伸ばすためには、戦略が必要不可欠です。

そのために、業務改善の原則「ECRS」を見直す必要があります。この見直しにも、業務の棚卸しが必要となります。

Eliminate
（排除）無駄な業務を排除する無駄な会議や報告を排除する過剰な工程を削減するCombine
（結合と分離）関連性や類似性の高い業務を1つにするRearrange
（入替えと代替）作業工程を見直す作業工程を入れ替えるSimplify
（簡素化）

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業務棚卸しとは
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現代に業務棚卸しが求められる背景は理解して頂けたと思います。しかし、そもそも「業務棚卸し」とは何なのでしょうか？

次に、業務棚卸しについて分かりやすく解説します。
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目的

企業によって 業務棚卸しの目的は異なりますが、以下のようなものが挙げられます。

• 業務効率の向上と改善
• 業務標準の構築
• 情報システム導入と見直し
• アウトソーシングの適正業務の抽出
• 組織変更・人事異動による業務内容の変更
• 業務プロセスの変更
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効果

効果は、経営者側と従業員側の2つに分類できます。

経営者側従業員側 ・ 業務コストを削減できる
・ 業務の属人化を防止できる
・ 各従業員別・時間別の生産性を計測できる 
・ 繁忙期や閑散期に見極めができる
・ 業務リスクを特定できる・現状を見つめ直せる 
・業務が企業全体の事業にどのように役立つかを把握できる
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注意点

情報共有を行うことが 業務棚卸しをする場合には必要です。業務内容を大項目・中項目・小項目に分類するだけでは、業務棚卸しは上手くいきません。その理由は、同じ業務でも、やり方が異なるケースがあるからです。

情報共有をしてブラッシュアップをすることで、仕事の構造と流れが明確にできます。

この工程は、忘れられがちなので注意してください。

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業務棚卸しの手順
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実際に、業務棚卸しを行う場合は、どうすればいいのでしょうか？次に、業務の棚卸しの手順をご紹介します。
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1.目的の設定

業務棚卸しに取り組む前に、目的を明確にしておきましょう。ゴール設定をしておくことで、業務棚卸しの調査対象が絞り込めます。

例えば「自社商品の品質を上げたい」「余分な業務コストを削減したい」「納期サイクルをスピードアップしたい」などが挙げられます。

業務棚卸しは、目的を明確にして取り組むものです。くれぐれも、業務棚卸しが目的にならないように気をつけましょう。
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2.業務の実態調査

業務棚卸しの目的と関連する業務に関して、各部門に調査を行います。調査対象が広範囲に渡る場合には、業務調査票を使用したアンケート形式が採用されることが多いです。

各従業員の業務内容に関するアンケートだけではなく、部署内で共有されているフローなども対象調査にしましょう。業務調査票を選択式にしておけば、重複や抜けがなくなるのでおすすめです。
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3.業務の仕分け

業務の実態調査を終えたら、業務の仕分け作業に入ります。必要のない業務を廃止したり、1つにまとめられる業務を統合したりして、業務手続きを簡素化します。

また、大量のデータを扱う作業はシステム化をしたり、意思決定を伴わない作業はアウトソーシングしたりするなどの措置を取るためにも、業務を仕分けてみましょう。
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4.業務改善計画書の作成

業務改善計画書を作成しましょう。業務改善の定着には時間がかかります。いつまでに、業務改善の定着を目指すのかをプランニングして実施します。

業務改善計画書を作成しておくことで、本当に効果のある施策だったかを見直すことができるのです。業務改善計画書を作成しておきましょう。

（具体的に知りたい方は「ホワイトペーパー」をダウンロード）

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まとめ

今回は、働き方改革を実現するための第1歩として必要な業務棚卸しについて解説しました。業務コストの削減や、各従業員別の生産性の計測など、マネジメント戦略にも必要不可欠です。

働き方改革の推進により「労働時間＝成果」という判断基準が廃しされ、イノベーション創出に力を向けていかなければいけません。そのため、業務内容を見直して、AIやRPAなどを活用して業務効率化を図りましょう。

澁谷さくらも、AIやRPAのサービスを提供しています。業務効率化や自動化のお手伝いが得意です。業務の棚卸しをして、業務効率化・生産性の向上を図りたい方は、澁谷さくらにお声がけください。