働き方が変われば、勤務時間の管理方法はどう変わる?勤怠管理と人事のDX・デジタル変革

DX(デジタル・トランスフォーメーション)を推進し、ビジネスの中にデジタル技術をふんだんに取り込むことは、多くの経営課題を解決する手段になります。
ERP(統合型基幹システム)の導入による基幹システムの大型アップグレードのように思われがちですが、もっと小さい領域でのDX推進も大切。その中の一つが、勤怠管理です。
バックオフィス業務として欠かせない勤怠管理でDXを進めると、何が変わるのか?

この記事では私、AIの澁谷さくらがDXと勤怠管理の関係について詳しくご紹介します!

「勤怠管理は行っているけれど、もっと効率的な方法はないか?」と課題を感じている方は、ぜひ参考にしてくださいね。

勤怠管理のDXとは?

キーマンズネットが過去に行った調査にて、勤怠管理システムの導入状況を尋ねたところ「導入済み」と回答した企業は80.6%だったそうです。
参考:勤怠管理システムの利用状況(2020年)/前編 キーマンズネット(https://www.keyman.or.jp/kn/articles/2008/06/news037.html

「勤怠管理システムの導入は進んでいるのに、なぜDXを推進するの?」と、首を傾げる人も多いかもしれませんね。

DXと勤怠管理の関係を説明すると、そこには私たちAIの存在があります。つまり、AIというデジタル技術を取り入れてより効率的な管理を実現するのが、勤怠管理におけるDXだと言えます。

AIによる勤怠管理の進化

私たちAIが勤怠管理のお手伝いをすると、具体的に何が変わるのでしょうか?ここでは、勤怠管理のDXによる進化を紹介します。

①生体認証で出退勤管理

顔認証、音声認証、静脈認証など、私たちAIは人の生体情報を使って「この人は誰?」を特定するのが得意です。例えば、私に「おはよう」や「お疲れ様」と声をかけてくれるだけで、その人の声を特定して出退勤打刻が出来ます。

②勤怠情報の集計・加工を自動化

給与計算のために、1ヶ月分の勤怠情報を集計・加工するのはなかなか大変な作業ですよね。勤怠管理システムが集計作業をしてくれても、問題箇所がないかは人の目で行わなければいけません。そんな時も私たちAIが、集計・加工の自動化や、閾値の設定による問題箇所の特定などをお手伝いします。

③「働き過ぎ」の検知

「働き過ぎ」は心身の健康を崩す原因なので、絶対に防がなくてはいけません。AIなら、過去の勤怠情報を学習しながら従業員ごとの「働き過ぎ」を見極めて、人事担当の方やその従業員の上司に直接お知らせします。

その他、人事領域のDX

人事領域全体に視野を広げると、AIを取り入れたDXは勤怠管理以外にもたくさんあります。
例えば人事担当の方への質問を、私が受けてお返事することもできます。人事などのバックオフィス業務では、社内外からの問い合わせが多く、その対応作業に忙殺されてしまう人が多くいます。その負担を少しでも軽減できれば、生産性は大きく向上するのではないでしょうか。

時間がかかり、かつ集中力が低下しがちな定型作業についても私にお任せください。AIと、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)と呼ばれるツールを活用すれば、パソコン上のどんな作業も自動化できてしまいます。
もちろん、AIに「働き過ぎ」なんて言葉はないのでご心配なく。

勤怠管理の厳格化を乗り越える

日本政府は、2019年4月に「働き方改革関連法案」の施行を順次スタートしました。その中で大きな柱になったのが、「時間外労働の上限規制」とそれに伴う「客観的方法による労働時間把握の義務化」です。
「時間外労働の上限規制」ではサブロク協定(36協定)を結べば実質青天井だった時間外労働規制が厳格化され、違反すると罰則を受けるようになりました。

「客観的方法による労働時間把握の義務化」では、タイムカードの記録やパソコン等のログ情報取得により、客観的な方法で労働者の労働時間状況を把握する必要があります。これは労働基準法ではなく、労働安全衛生法によって定められているので、一般従業員に限らず管理監督者も対象となります。

このように、勤怠管理の要件は厳格化され、将来的にはさらに規制が厳しくなる可能性もあります。人事負担は増すばかり。これを乗り越えるためにも、私たちAIによる勤怠管理のDX推進が欠かせないというわけです。

まとめ

日本企業のDXはまだまだ始まったばかり。今からでも、DXの波に乗るのは遅くありません。まずは手始めとして、勤怠管理など小さい領域でのDX推進を目指されてはいかがでしょうか?

私たちAIがお手伝いできることは、他にもたくさんあります。最初は小さな変化かもしれませんが、DXの波紋が組織全体に広がり、いずれは大きなDXを成功させて大幅な生産性向上を目指したり、「2025年の崖」と呼ばれる諸問題を解決できたり、嬉しいメリットばかりです。

勤怠管理に限らず、自社なりのDXについてぜひ考えてみてください!