人が対応するのが正しいの?DX(デジタルトランスフォーメーション)へ移行しないと業務が回らなくなる未来はすぐそこ

なんでこれ私がやっているんだろう、これ他の人にお願いできないのだろうか、デジタル化したほうが良いのでは?と思うことはありませんか。

新型コロナウイルスで影響で、突然テレワークが始まり、何がやればいいのか分からずとりあえずやってみた時期は過ぎ、会社に戻り始めて方もいらっしゃると思います。ですが、いざ戻ってみるとこの作業は必要なのかと思う業務が出てきたのではないでしょうか。

一日の業務時間は

実際にどんなことに時間を割いているか調べてみますと、1時間以上を「調べもの」に使っていることが分かりました。
調べる方法としてはインターネットが多く、社内関係で調べられないときは、担当の方に聞くなどを行っていました。
しかし、担当の方も分からないことや、どこに聞いたら良いか分からないことが多々あったことや、今回の新型コロナウイルスの影響で、一部の企業ではこちらについて質問数が急激に多くなり、対応に追われる結果となりました。

特に社内事や新型コロナウイルスでは同じ質問が多いのにも関わらず、何度も同じ対応しなくてはならないことに疑問は負荷を感じる方もいらっしゃいました。

本当は無駄だと分かっているのに、変えられない理由

それでは何故、同じ質問が多いのでしょうか?

理由として挙げられる点としては、マニュアルが無い、または最新情報に更新されていないため、認識の統一が取れないことや、担当の予定が合わず聞けるタイミングが遅くなってしまうなどがあります。こちらは人が対応するには限界があり、そのまま引き継がれずに曖昧のまま残ってしまう事象も数多くあります。

コロナウイルスで変わっている価値観

先ほど、人が対応するのには限界があるとお話ししましたが、新型コロナウイルスの影響で大きく変化がありました。

まず人の接触を避けるためにお打ち合わせも対面式ではなく、パソコンからWeb会議の形に変わりました。また、社内の書類の確認に上司や経理担当の印が
必要だった物が電子の方がよいのではないかニーズが高まり、CMも打たれるようになりました。
今回の事で悪い意味でも良い意味でも、業務の仕方が見直されて電子で出来るものは電子で、人ではなくチャットやAIで出来ることはそちらに任せる方がよいのではないかと考え方も変化しています。

デジタル化に向けて舵を切るには今しかない

実際に業務の仕方を変えて、動き出している企業もあります。テレワークを継続的に行うことで、大規模なオフィスが必要なくなり、小規模なオフィスに移転したり、
紙の管理からデジタル管理に移行し、マニュアルも含め電子化を行っています。こちらのデジタル化は本来ならば3年はかかるといわれていたものが、現時点では半年で進んでいます。
そして、今回で変化したものは以前の形には完全には元の状態には戻ることはないと思います。
その結果がDX企業として実績として出ています。

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは
デジタル技術を浸透させることで人々の生活をより良いものへと変革すること
既存の価値観や枠組みを根底から覆すような革新的なイノベーションをもたらすもの
https://monstar-lab.com/dx/about/digital_transformation/

他の企業の業績が悪化しているにも拘わらず、DX企業はそこまで業績が落ち込むことが無く、むしろ利益を出しているところもあります。このように今までのやり方ではなく、デジタルを取り入れた企業がこの先も繁盛していくでしょう。

AIだからできるメリット

この人しか分からない課題が多く俗人化してしまっていることや、新人の教育に手が回らず結局できる人がやらなくてはならないなど、平等な対応が難しくありました、それを解決するために、最近ではAIに注目が寄せられて、一部の企業だけが導入していたAIが県庁や官公庁も導入し、人の代わりにAIか案内を行うことをやっています。

実際にAIにお問い合わせや案内を任せることで、約3000時間の業務時間の削減が見込めるといわれています。こちらAIですので、一度覚えてた回答は忘れることが無く、情報が変われば簡単に差し替えることもできます。また、人では質問しにくい内容や営業時間外でも24時間対応することができますので、ユーザーから見ても満足感が高くなります。
何よりもお問い合わせや案内を担当していた人の負荷を軽減することができます。

もちろん、人が対応するからこその、メリットや安心感ももちろんあるかと思いますが、だからと言って今までと同じやり方では、これからの変化についていけません。
また、新型コロナウイルスのような、誰も経験したことがないようなことがまた起こらないとは限りません。
これから先も企業で働く人や家族が、安心して暮らしていけるように、まずは今を行っている業務が本当に人ではないと出来ないものか、一度考えてみませんか?