紙の文化が古くから根強くある日本企業において、新型コロナウイルスが与えた働き方への影響は大きいと思います。 通勤交通費や営業交通費といったものから、契約書や請求書といった重要書類までまだまだ紙で管理・提出している企業も多いはずです。 しかし今回の新型コロナウイルスの影響でテレワークが当たり前になった今、これらの書類が作成できなかったり提出出来ないといった事はすでに起こっています。 このまま紙で情報を管理していては業務に支障が出てしまいます。 今となってはデジタル化、オンライン化は必須といっても過言ではありません。 しかしセキュリティの関係で外に持ち出せなかったり、デジタルでどうやって承認させるのかいった課題も出てきます。 そこでAIさくらさんではAI×OCRといった技術でアナログをデジタルへ移行し、テレワークでも業務に支障が出ないWithコロナ時代に適したサポートが可能となっています。

書類が持ち出せなくて困っていませんか?

これまでは会社内で提出書類は作成し管理していたと思います。 しかしこれらの書類は基本外部に持ち出すことが禁止されているケースが多く、テレワークが推奨される今これらの書類が持ち出せないことで 業務に支障が出ている人も多いのではないでしょうか。 AIさくらさんではこれらの紙媒体を全てOCRの技術でデジタル化し、オンラインで管理することでテレワークでも社内の資料を閲覧することを可能にします。 また課題となるセキュリティもAIさくらさんなら問題ありません。IP制限を解除することなくアクセスが可能な認証技術を用いているため、 セキュリティを確保しながら社内情報いアクセスすることが可能です。

提出物の承認が出来なくて困っていませんか?

各紙媒体の資料をデジタル化できたとしても、印鑑で承認する文化もまた紙の文化と同様に根強く定着しています。 折角デジタル化できてもそれに印鑑を押し、承認するのは人なのでそこも合わせてオンライン化する必要があります。 AIさくらさんではデジタルサインによってオンライン上で承認まで完了出来るので、上記のような不安を抱える心配がありません。 使い方も簡単で資料が出来たら承認依頼をオンライン上で出し、承認する側は承認依頼が来たらボタンを押すだけで簡単に承認できるのです。

書類の管理が煩雑で困っていませんか?

これまで紙で資料を管理していた時に課題となっていたのは、管理の仕方と管理スペースの確保です。 紙の資料をオンライン化が出来た場合にスペースの問題は即解決できますが、管理の仕方が不十分でどこに何があるのかわからず、 必要な時に使えないといったことが容易に想像できます。 AIさくらさんはこのような時に活躍することが出来ます。 資料の保管場所をAIに覚えさせていつでも呼び出せるようにできます。それだけではなく資料の扱い方や提出のルールまで覚えさせることで、 業務を円滑に進めることができるようになります。