稟議業務は、各企業で必要な手続きの一環です。しかし、従来は紙ベースの稟議書を作成し、承認者の印鑑を押して決裁するという形式が一般的でした。
しかし、現在はDXの流れの中で、稟議業務の電子化・ペーパーレス化が進んでいます。ここでは、稟議決裁システムを導入することの重要性について3つの特徴をご紹介します。
稟議決裁システムを導入をするべき企業には課題がいくつかあります。
今回はその特徴を3つご紹介します。
従来の紙ベースの稟議業務には、いくつかの問題点があります。まず、紙は物理的に存在するため、紛失のリスクが非常に高いです。
稟議書が申請者から承認者に回される際や、承認後の保管時に紛失する可能性があります。また、書き損じなどのミスがあった場合は、最初からやり直す必要があります。
これらの問題点により、紙を使用した稟議業務には抵抗感が生まれます。その結果、稟議書の作成が後回しにされ、期日ギリギリになって急いで回すことになることもあります。そこで、稟議決裁システムの導入が選択肢として考えられます。電子化・ペーパーレス化により、紛失のリスクが大幅に減少します。また、打ち間違いがあっても修正が容易であり、最初からやり直す必要がありません。
稟議を申請した後、承認がどの段階まで進んでいるのか把握できないことはありませんか？不安になって直接確認しに行くことも少なくありません。稟議書の確認だけで1日が経過してしまうこともあります。
この問題の原因は、稟議業務の見える化が不十分であることです。紙ベースの稟議業務では、稟議決裁システムを導入して見える化を図ることが重要です。稟議が現在どの段階まで進んでいるのかが一目で分かります。また、承認者が長期出張やテレワークなどで稟議書を確認できない場合もありますが、稟議決裁システムならば、一部のシステムでは自動的に代理承認者を設定してくれる機能もあります。これにより、申請者が知らない状況でも稟議の進行がスムーズになります。
意外と多いのが、誰に稟議を回すべきか分からないという課題です。誤った人に稟議を回してしまったり、古いマニュアルやフォーマットにより誤解が生じたりすることもあります。紙ベースの稟議業務では、代々受け継がれたフォーマットは見にくく使いづらいため、初めて作成する人が誤解してしまうことがあります。
稟議決裁システムにもさまざまな種類や見た目がありますので、自社に最適なシステムを選択しましょう。誤った内容での稟議回しを防ぐためにも、選択肢が適切に設定されているかや申請者が設定を誤らないかにも注意が必要です。
従業員が新しい稟議決裁システムの導入に適切に対応し、変化を円滑に進められるようにしましょう。
稟議決裁システムの導入に際しては、従業員への情報共有が不可欠です。従業員がシステムを正しく理解し、適切に操作できるようにすることで、システムの効果的な活用が可能となります。
基本的な操作方法の情報共有会を十分に行うことで、システムの基本的な操作方法や画面の使い方についてのトレーニングが行われます。従業員が稟議書の作成や承認などの基本的な業務を円滑に行えるようにします。それ以外に抑えておきたい社内での共通認識をご紹介します。
データの取り扱いに関するセキュリティ意識の向上を図る情報共有も重要です。従業員が情報漏洩や不正アクセスなどのリスクを理解し、適切な対策を取ることが求められます。以前とは違うシステムになったり、紙からデジタルになるからこそ気を付けるべきポイントもあります。セキュリティの意識をアップデートすることが求められます。
新しい稟議決裁システムの導入は組織全体に変化をもたらします。この変化を適切に管理し、従業員が円滑に変化に適応できるようにしましょう。その中でも、コミュニケーションと関与の促進も重要になります。変革の理解と受容を促進するためには、リーダーシップ層からの明確なコミュニケーションや、従業員のフィードバックを積極的に取り入れることが求められます。
変革の目的や背景、変化がもたらす影響について従業員に適切に説明し、理解を深めることが重要です。また、変化に伴う新しい業務フローなどについての教育も行われるべきです。
変化に伴うリスクを事前に予測し、適切な対応策を策定することが必要です。管理プロセスを確立し、変更が組織に与えるネガティブな影響を最小限に抑えることが求められます。ただユーザー側が気を付けることで解決することも多いので、運用になった場合にどんなことができていれば良いのかなどを早めに考えておきましょう。
従業員が新しい稟議決裁システムに適応し、効果的に活用できるようサポートをしていくことで、稟議決裁システムの効果を最大限に引き出しましょう。
稟議業務をスピーディーに回すためには、電子化・ペーパーレス化が重要です。稟議業務の効率化は、企業の意思決定を迅速化するために不可欠です。
迅速な意思決定は、市場の動向にタイムリーに対応することができ、企業の競争力向上につながります。特に今回紹介した3つの特徴に当てはまる課題を抱えている場合は、ぜひ稟議決裁システムを検討し、最適なシステムを導入してください。
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