私の所属する総務部では、従業員からの問い合わせ対応や社内情報の管理など、多くの業務をこなしています。しかし、これまでの情報管理方法では、情報の共有が難しく、また問い合わせ対応に手間がかかることが課題でした。
そんな中、AIチャットボットの活用事例を知り、総務部の業務効率化や情報共有の改善に役立てられると考えました。導入に至るまでの経緯は、他社の成功事例を調査し、社内で検討会議を開いた後、上層部への提案を行いました。結果的に、総務部でAIチャットボットを導入することになりました。
AIチャットボットを運用するにあたり、以下のような内容を学習させました。
・社内規則や手続きに関する情報
・各部署の役割や連絡先
・会社の福利厚生や制度に関する情報
・申請手続きや書類の作成方法
・よくある問い合わせ対応事例
これらの情報を元に、AIチャットボットは従業員からの質問に答えることができるようになりました。
AIチャットボットの導入後、以下のような変化が現れました。
情報検索の効率化：
従業員が手間をかけずに必要な情報にアクセスできるようになりました。
問い合わせ対応の効率化：
AIチャットボットが基本的な質問に答えることで、総務部員の負担が軽減されました。
業務の進捗管理：
チャットボットを活用することで、申請手続きや書類の作成状況を簡単に把握できるようになりました。
社内コミュニケーションの円滑化：
AIチャットボットを通じて、部署間の情報共有がスムーズになりました。
総務部員の業務負荷の軽減：
一部の業務がAIチャットボットによって自動化されたため、総務部員の業務負荷が減少しました。
総務部でAIチャットボットを導入し、運用マニュアルを活用することで、情報共有がスムーズになり、業務効率が向上しました。これにより、総務部員の負担が軽減され、従業員が円滑に情報を得られる環境が整いました。
今後は、さらにAIチャットボットの機能を活用し、他部署との連携や業務プロセスの最適化に取り組んでいきたいと考えています。
また、定期的なチャットボットのデータの更新やメンテナンスを行い、最新の情報が提供できるように努めていきます。
これにより、総務部の働き方改革を推進し、全社的な業務効率の向上に貢献していきたいと思います。
他にも企業内の部署ごとにいろんな場面で活用されています。
詳しくはこちら>>社内のAIチャットボット活用術！部署別の効果的な導入事例10選
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