働き方改革が推し進められている昨今、業務をいかに効率よく展開させるかは、
あらゆる業界における共通のテーマといっても過言ではありません。
そうした状況の中で、業務効率化を達成するための大きな鍵となるのが、AIを用いたテクノロジーやシステム・サービスです。
様々な業務にAIを導入することで、以下のような業務効率化の効果を得ることができます。

●業務の属人化を防止できる

●人為的なミスを減らすことができる

●業務を自動化して時間を確保できる

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それぞれの効果ごとに、AIの導入例をご紹介します。

ベテランが退職してもノウハウを共有できるAI営業システム

人間が行う様々な業務においては、熟練の技術や豊富な経験を持ったベテランが存在し、その業務を支えています。

ベテランによる属人化の弊害

ベテランが活躍しているうちは問題ありませんが、その人が用事で席を外したりした場合には、
一気に業務の効率が低下してしまいます。
それだけでなく、ベテランが退職してしまった場合には、業務の精度が致命的に低下してしまうことになりかねません。
このように業務に精通したスタッフの存在に仕事が大きく左右されることを、業務の属人化といいます。

AIを導入することで属人化を防止する

営業は高いスキルを持ったベテランに頼りがちな業務の1つですが、
人工知能が営業のノウハウを学習することで、チーム全員が高いスキルを共有できるようになるツールが実用化されています。
AIが過去の営業データを分析し、優れた営業のノウハウやパターンを抽出してくれます。
人間のスタッフがアクションを起こすタイミングで、過去の成功例をもとにしたベストな方法を提示します。
人工知能は退席も退職もしないため、ベテランのスタッフの有無に業務が左右される属人化を防止して、
高いレベルのノウハウを簡単に共有できるようになります。

人工知能が手書きの文章をミスなくデータ化してくれる

同じような業務を長時間繰り返すと、人間の体はストレスを感じてミスが多くなり、作業効率が低下してしまいます。
一方、機械であれば同じ業務を長時間繰り返しても疲れを感じることはなく、高い精度で業務をこなすことができます。
そこに学習機能を搭載したAIが加われば、人為的なミスを減らしながらより高度な作業が可能になります。

人工知能を活用した手書き文章のデジタル化

人工知能が手書きの資料を正確に読み取って、
クラウドなどに保存することができるシステムが実用化されています。
手書きの文章は書き手の癖が多く出てくるという特徴があるため、従来の機械では読み取りの自動化は難しくなっていました。
このシステムは、光学式の文字読取り機能に人工知能の分析力を加えることで、
スキャンするだけで手書きの書類を簡単かつ正確にデータ化することを実現しています。

AIシステム導入の効果

手書きの文章を手動で入力してデータ化するには膨大な時間が必要になり、
作業の過程で多くのミスが発生する可能性が高くなっています。
AIを用いた書類のデータ化サービスを活用することで、人的ミスを削減して効率よく作業を行うことが可能になります。

問い合せメールにAIが自動で返答して時短を実現

煩雑な業務をAIシステムの導入によって自動化すれば、
それまでその業務に費やしていた時間を使って他の業務に集中することが可能になります。
メールの問い合わせ業務もその1つです。メールの問い合わせ件数が増えてくると、
業務が煩雑になって他の業務に時間を割くことも難しくなってきます。

業務上の問い合わせメールの特徴

業務に関するメールでの問い合わせには、聞き方は様々でも実は同じことを聞いているケースが多い、という特徴があります。
様々な聞き方の文章を1つ1つ人間が読んで解読し、結局全てに同じ返答をすることは、膨大な時間を消費することになります。

メールの問い合わせへの返答を自動化してくれるAIシステム

ソフトウェアの開発を行っている企業がリリースしたあるAIシステムは、
メールの問い合わせ業務に特化したサービスを提供しています。
システムに搭載された人工知能は、膨大なデータから蓄積した学習経験によって、
言い回しの違いを分析して適切な回答ができるという特徴があります。
AIシステムを導入してメールの返答業務の大部分を自動化することで、
人間は複雑な問い合わせや他の業務に時間を集中できるようになります。

まとめ

業務効率化をAIによって達成するための方法として、

ベテランのノウハウを共有できる営業ツール、手書き文章をデータ化するAIサービス、
メールの問い合わせの自動化システムなどがあります。

AIさくらさんは、業務効率化の複数の効果を同時に達成することができる高性能な人工知能です。
蓄積したデータをもとにして、音声や動画を用いた効果的なレクチャーができるので、
ベテランスタッフの接客ノウハウを簡単に共有することができます。
また、社内手続きの申請方法や書類の書式などを正確に回答することができるので、
人為的なミスを減らして業務をサポートしてくれます。

最後に、社外からの問い合わせや社内のヘルプデスクなどの業務を担当させることで、
スタッフの業務負担を軽減して空き時間を効率的に活用できるようになります。