現在、学校を運営していく上で事務作業は欠かせません。
その事務作業を行う職業を総称して「学校事務」といいます。
業務内容は学校の種類、規模によって様々です。
メールの処理、郵便物の整理から始まり、時間割の作成、担任の調整。時には給与計算、請求書の手続きなど、複雑な仕事をこなす必要があります。
当コラムでは、そんな業務の中で人工知能(AI)がどう活躍できるのかを解説していきます。

学校事務の抱える問題点とは?

まず、学校事務を職業とする上でどんな問題が起きているのでしょうか。
いくつかピックアップしてみました。

一つは人材不足です。学校事務に就くためには難関な地方公務員試験に合格する必要があり、その中でも学校事務を選択する人となると限られてしまいます。

二つ目に日常において質問できる職員が少ないということです。
特に大学事務ですが、同じ役割を担っている職員がそもそも自分しかいないということもあり、何かわからないことがあっても質問ができず支障をきたしています。

三つ目に書類整理や雑務が多いということです。
本来優先してやるべき業務に取り掛かる前に整理しなければいけない書類や雑務が毎日あります。
同じ作業を繰り返しやる必要があったり、効率が悪かったりと手を動かすだけの作業が山積みということも…

これらの問題を解決できるのがまさに人工知能(AI)なのです!

AIが代行することで生まれるメリットとは?

では、人工知能(AI)が作業を代わりに行うことでどのようなメリットが生まれるのか、
上記の問題一つひとつに焦点を当てて見ていきましょう。

1)職員の人材不足を解消!

そもそも働き手がいない、ということが問題でしたが、人工知能(AI)及び「AIさくらさん」でカバーすることができます。
AIさくらさんは現在、300社以上の企業に導入されている対面接客型の人工知能(AI)です。デバイスのカメラと連動することで目の前の人物や事象を理解、声を認識し解析、それに対しアクションをする発話機能を兼ね備えており、人にとっての「目」「耳」「口」を兼ね備えています。
実際に導入されている企業ではスタッフの代わり、1人の社員として働いています。人を採用しなくても働き手になるのです。
では具体的にどうカバーしていくのか、次の項目で説明していきます。

2)不明点を24時間365日質問・解決できる!

自分と同じ業務をしている職員がいないことから不明点をなかなか解決できない、また誰に聞いたらよいかわからない、そんなときにAIさくらさんが活躍します。
AIさくらさんは人工知能でありながらマニュアルとして使うことができ、不明点をAIさくらさんに質問するとその場ですぐに答えてくれます。AIですので24時間365日、いつ質問をしても問題ありません。
質問に答えられる職員を探す時間や手間も減らすことができるので、実際に導入している企業では平均で約4割、つまりほぼ半数の工数を削減することができているそうです。

3)煩雑な作業を自動化!

毎日の問題としてはこの解決が一番わかりやすいのではないでしょうか。
同じ作業に何時間もかけてしまう、書類整理がいつまでも終わらないなど、様々あるかと思いますが、AIさくらさんは新たに人の「手」となる部分も実装しました。それが「RPAさくらさん」です。
RPAさくらさんとは、社内のさまざまな入力作業や集計作業を自動で行ってくれます。
それによって、今まで何時間もかけていた業務をボタン一つで終わらせることができます。
例えば、今まで数時間かかっていた作業を帰宅前にRPAさくらさんに「これ、やっておいて」とひとことかけるだけで、次の日には完了している、ということも可能になるのです。

人工知能(AI)を活用してより快適な業務を

テクノロジーの進化が進む現在、本来人がやるべき「頭を動かす作業」以外はすべて人工知能(AI)に任せてしまうことができます。
同じ作業を繰り返し行う必要も、どこかで仕事が詰まってしまい慌てる必要もありません。
そのような日常が実現したら、とても快適に業務を行うことができるのではないでしょうか。
人工知能(AI)で更なる業務効率化を進めていきましょう!