新型コロナウイルスの影響で在宅にてお仕事をされている方も多いと思います、お疲れ様です。
現在、国からの緊急事態宣言に伴い外出自粛対策が続いており、これもいつまで続くのかわからない状況になってきています。
それでも、日々の業務は効率を落とさずに通常通り遂行していかないと、企業の存続に関わる問題となる可能性もあります。
その中で「テレワーク期間だからこそAIが業務改善の役に立つ」
ということを皆様に強くお伝えしたいと考え、今回はテレワークでも使えるAIの活用方法をご紹介していきたいと思います。

テレワークを実施した中での課題

現在、弊社でもWebサイトでお知らせしている通り在宅勤務を実施していますが、
実際に社内でもコミュニケーションに対する課題が多数あがりました。
せっかくの機会なので、弊社メンバーにヒアリングを行ったときの実際の声を載せていきます。

テレワーク実施による課題は何があったか?

  • チャット・メールの連絡やり取り数が多く、重要な通知が埋もれて見逃してしまう
  • 社員同士での関わりが減ることで、コミュニケーションロスが発生している
  • 意思疎通がうまくいかず、連絡で時間を費やしてしまう
  • 長期の在宅になると、ストレスで鬱などの悪影響が出ないか心配
  • 書類やツール、システムの確認・相談がすぐにできない

これらすべて、弊社で実際に挙がった声です。
かなり正直に記載してしまいました・・・。
ご覧の通り、弊社でも在宅勤務をスタートしてから、皆様と同様に業務上の支障が多々出てきています。
これを解消すべく、今こそAIを使って解決していこうという企画のもと、弊社内でも主力サービスであるAIさくらさんを活用して、様々な業務効率化を実践しています。

テレワークでAIを有効活用する方法

弊社はAIさくらさんというサービスを取り扱っていますが、様々なお客様に導入いただいている弊社ならではのAI活用方法が沢山あります。
今回一部ですが、活用事例を紹介していきたいと思います。

  1. ヘルプデスク窓口のAI化
  2. 通知のリマインド

1.ヘルプデスク窓口のAI化
メリット:業務停滞をなくし、集中力アップのための環境づくりが可能
問い合わせを受ける側の立場で考えた場合ですが、例えば1日の問い合わせに15分時間をかけているとすると、1か月で300分、年間で換算すると3600分、約60時間もの時間を費やしていることになります。(1か月の労働日数は20日としています。)
また、問い合わせをする側の立場でも考えてみると、大体は問い合わせするときにはわからないことがあり、業務が停滞してしまうタイミングではないでしょうか。
しかも問い合わせをしたタイミングで、回答できる方が離籍・お休みの場合、すぐ確認すれば解決できるものが先延ばしになり、時間を要してしまうことなどもありますよね。
こうした課題は社員全員が管理する側の業務を経験しない限り、どの企業でも尽きることは永久にないと考えています。ただ、どの企業でもこの課題を軽減していくことは可能です。
それは、問い合わせを受ける側、回答する側の知識・ナレッジをAI化することです。
問い合わせをする側・受ける側の業務停滞をなくしていくことによって、双方の業務遂行をスムーズにできます。
問い合わせをする側は、自身での問題解決能力の向上が可能であり、業務上の手続き・処理でクリティカルになっていた面も即時クリアにできます。
2.通知のリマインド
メリット:連絡・期限付きの書類などの見落としを防ぐ
テレワーク期間に限らず言えることですが、仕事に関しての連絡やり取りの頻度が多い方だと、通知が来ていても確認がすぐにできなかったり、やり取りが多い中で重要なことが埋もれてしまったりする場合もありますよね。
しかもテレワークの場合だと直接声をかけることも難しく、期限のある書類の提出漏れや、上長の確認漏れによる精度の低下が起こってしまうなど、企業として生産性を落としかねない弊害が生じる可能性も出てきます。
こうした通知もAIから適宜リマインドを行うことで、見落としを防ぐことができます。
例を一つ挙げると、最近ではチャットを使用して社内で連絡をやり取りする企業も増えてきていると思いますが、
チャットとAIを連携すれば、自分専用に重要な連絡通知・リマインドがくるような設定も可能であり、
一人ひとりに合った見落としを防ぐ対策が可能になります。
例えるなら、万能な秘書が付いている状態ですね。

なぜいまAIの活用が必要なのか?

いかがでしたでしょうか?
この情勢だからこそ企業でも一致団結し、働き方を現在の状況に順応させていく必要があります。
「オンライン化するうえで、セキュリティが心配でツール・サービスの導入に踏み切れない」という言葉をよくいただいていますが、このような技術的課題も最終的にはクリアできている企業がほとんどです。
ただ、現在Web会議ソフトに関してセキュリティを脅かすようなニュースが増えているため、自社のセキュリティ担保を考慮して、クラウドサービスに対して懸念を持たれるお気持ちも理解できます。
こうしたネットにおけるセキュリティの懸念点も、現在世界規模で問題となっている新型コロナウイルス同様に、雑多な情報に振り回されず、正しいネットリテラシーを持ち、正しく恐れて対策・対応していくことが、企業の存続をしていくためには今後必要になってきます。
出されている情報サイトのソース(出展元)やSNSに出回る情報なども、まず信ぴょう性があるかを確認することが大切です。
弊社もWebやAIを制作・導入いただく中で様々な企業とお付き合いしていますが、各業種・企業の最新の課題なども把握しており、各企業に合わせた業務のサポートができるよう、AIさくらさん・RPAさくらさんという業務効率化と売上アップを目指すサービスを駆使し、働き方をサポートしていきたいと考えています。
日々の業務・または現在テレワークでの業務改善方法に悩まれている方は、ぜひティファナ・ドットコムにご相談ください。
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